カンファレンスの企画・運営、何から始める？成功する進め方と企画運営会社の選び方

カンファレンスを運営することになったものの、何から始めるべきかわからずお悩みではないでしょうか。

 

今回は、カンファレンスの企画・運営における業務内容、カンファレンスを成功させる企画・運営の進め方【11ステップ】、カンファレンスの企画・運営の失敗例について解説します。

 

さらに、カンファレンスの企画・運営を外注するメリット、外注するべきケース、企画運営会社の選び方もご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

カンファレンスとは

カンファレンス（conference）とは、「会議」「協議会」を意味する言葉です。

 

ビジネスシーンでは、主に100人以上参加する大規模な会議のことを指しますが、医療現場では少人数の会議、学術分野であれば学会のことを意味します。

 

カンファレンスと誤解されやすい「セミナー」は特定のテーマに対して講習を行う場であり、「シンポジウム」は特定のテーマに対して議論・発表を行う場のことです。

カンファレンスの企画・運営における業務内容

カンファレンスの企画・運営における業務内容は、主に以下の通りです。

 

• 目的・ターゲットの策定
• プログラム設計・登壇者交渉
• 集客・プロモーション
• 当日の運営・進行管理
• 開催後のフォロー

 

準備は開催の6か月前から始めることが多く、煩雑な業務を並行して進める必要があるため、明確な役割分担をしながら遂行していきましょう。

カンファレンスを成功させる企画・運営の進め方【11ステップ】

カンファレンスを成功させる企画・運営は、以下11のステップで進めていきましょう。

 

1. 1.開催する目的を明確にする
2. 2.ターゲット像を設定する
3. 3.テーマ・コンセプトを決める
4. 4.当日のプログラム構成を設計する
5. 5.開催形式を決める
6. 6.登壇者やコンテンツの中身を決定する
7. 7.運営マニュアル・進行台本を作成する
8. 8.当日の役割分担を決める
9. 9.ターゲット層を狙った集客を行う
10. 10.カンファレンスを開催する
11. 11.カンファレンス終了後に振り返りを行う

 

上記11ステップについて解説します。

STEP1：開催する目的を明確にする

まずは、カンファレンスを開催する目的を明らかにし、実施の効果を最大限引き出せるようにしましょう。

 

さらに、最終目標を数値で表す「KGI」や、達成度を図る中間目標の数値「KPI」を設定し、目的までの道のりを明確にします。

STEP2：ターゲット像を設定する

次に、目的に応じてカンファレンスのターゲット像を絞り込み、テーマ決定や集客施策につなげていきます。

 

ターゲット像を考えるときは、「業界や職種などの属性」「その人が感じている悩み」「悩みに対する検討フェーズ（情報収集段階や比較検討段階など）」をふまえて設定するのが効果的です。

STEP3：テーマ・コンセプトを決める

ターゲット像を設定したら、テーマとして何を話すのか、コンセプトとしてどんな体験を届けるのかを決めていきましょう。

 

ターゲットの課題を解決でき、自社の魅力が伝わることを目安に考えると、参加者の満足度を高めながらカンファレンス開催の成果も期待できます。

STEP4：当日のプログラム構成を設計する

次に、目的やテーマ・コンセプトをもとに、ターゲットが満足できるプログラム構成を設計します。

 

設計の際は、伝えたい内容を絞り、その内容ごとにセッション枠を決めることで、ターゲット層の関心を高めながら価値を最大化するカンファレンスを実現できるでしょう。

 

STEP5：開催形式を決める

カンファレンスの開催形式は、下記のように3種類に分けられるため、目的に合わせたものを選びましょう。

 

STEP6：登壇者やコンテンツの中身を決定する

登壇者は、自社社員だけではなく、カンファレンスの目的を叶えながらターゲット層も関心を持てる業界の有識者や影響力のある人を検討し、出演を交渉してみましょう。

 

一方のコンテンツは、自社のセミナーやウェビナーで人気があったコンテンツも参考にしながら、内容を決定してみてください。

STEP7：運営マニュアル・進行台本を作成する

STEP7では、作業手順などのスタッフが知るべき情報をまとめた「運営マニュアル」と、イベントの構成を一覧化した「進行台本」を作成します。

 

STEP8：当日の役割分担を決める

下記のように当日の具体的な役割分担も決めておき、各スタッフの業務を明確化させましょう。

 

【本番当日に必要なスタッフの役割】

 

• 統括ディレクター
• 司会者
• ステージ係
• 会場係
• 誘導係
• 受付係
• 機材担当者
• カメラマン

 

十分な人数が用意できなければトラブルの原因にもなるため、外注を検討することも重要です。

STEP9：ターゲット層を狙った集客を行う

規模の大きいカンファレンスは、ターゲット層を考慮しながら集客チャネルを複数組み合わせ、集客効果を高めましょう。

 

集客チャネルを選定するときは、「自社を知らない層にリーチしたいからSNS・Web広告・プレスリリース」「接点のある層にリーチしたいから自社チャネル」といったように、チャネルの役割を意識すると整理しやすいです。

STEP10：カンファレンスを開催する

カンファレンス当日は、運営マニュアルや進行台本をふまえて進めていきましょう。

 

前日までに通しでリハーサルをしておくと、事前に課題を洗い出せ改善できるので、ぜひ実施してみてください。

STEP11：カンファレンス終了後に振り返りを行う

カンファレンス終了後は、アンケート結果やスタッフの意見などから振り返りを行い、改善点をまとめておきましょう。

 

また、下記のフォローアップや対応を迅速に行うことで、カンファレンスの効果を最大限高めることができます。

 

• お礼メールの送信
• 不参加者へ情報の案内
• 開催報告リリースの配信
• 講演資料・動画を活用したコンテンツマーケティング

カンファレンスの企画・運営の失敗例

カンファレンスの企画・運営で発生しやすい失敗例は、以下の通りです。

 

• 音声が聞こえにくい・マイクが入らない
• 通信不良や映像の停止
• 受付の混雑
• 登壇者の到着遅れや急な欠席
• 資料差し替えの発生
• プログラムの遅延

 

このようなトラブルは参加者の不満につながりかねないため、役割分担や運営マニュアルを整備し、事前に配信環境を整えるといったバックアップ体制の強化が大切です。

カンファレンスの企画・運営を外注するメリット

カンファレンスの企画・運営を外注するメリットは、以下の通りです。

 

• プロのノウハウにより質の高いカンファレンスを実現できる
• 煩雑な実務を任せられるので担当者の負担が軽減される
• 予期せぬアクシデントにも専門家の視点からサポートしてもらえる

 

上記3つのメリットについて解説します。

プロのノウハウにより質の高いカンファレンスを実現できる

カンファレンスの企画・運営を外注することで、多数の実績に基づくプロのノウハウから、成果につながる質の高いカンファレンスを実現できます。

 

トラブルになりがちな音声不良や通信不良、受付の混雑などのリスクも防ぐことができ、安定した運営につなげられるでしょう。

煩雑な実務を任せられるので担当者の負担が軽減される

大規模なカンファレンスの企画・運営には数々の実務が発生するため、専門業者に外注すれば担当者の負担を大きく軽減できます。

 

これにより、従業員は高いモチベーションを維持したまま、お客様対応などのコア業務に専念することが可能です。

予期せぬアクシデントにも専門家の視点からサポートしてもらえる

企画運営会社は数々のカンファレンスの実績があるため、万が一アクシデントが発生したときも専門家の視点からサポートしてもらえるでしょう。

 

信頼できる専門業者によって、万全の支援体制が構築されていれば、安心して企画・運営を進められます。

カンファレンスの企画・運営を外注するべきケース

カンファレンスの企画・運営を外注するべきケースは、以下の通りです。

 

• 初めてカンファレンスを開催する
• 社内で企画・運営スタッフを十分に確保できない
• 担当者が通常の業務と兼任している
• プロの視点をもとに成果の高いカンファレンスを開催したい

 

「何から始めればいいのかわからない」「多くの来場者を予定しているため見合った成果を求めている」といった場合は、外注がおすすめです。

カンファレンスの企画・運営を依頼する際の「イベント会社選定ポイント」

カンファレンスの企画・運営を依頼する際は、以下4つのポイントでイベント会社を選定してみてください。

 

• 希望する業務範囲を任せられるか
• 実績は豊富か
• 希望する対応エリアか
• 一気通貫で任せられるか

 

まずは自社が依頼したい業務を検討したうえで、「イベント実績は豊富か」「希望する対応エリアで任せられるか」を確認してみましょう。

 

経験豊富なプロのノウハウでカンファレンスを成功させたい場合は、企画から運営まで一気通貫で任せられるイベント会社がぴったりです。

カンファレンスの企画・運営に関するよくある質問

最後に、カンファレンスの企画・運営に関するよくある質問をご紹介します。

準備期間の目安はどれくらいですか？

カンファレンスの準備は、4〜6ヶ月前から行うことが一般的です。

幅広い業務が発生するため、余裕を持ったスケジュール設計を行いましょう。

企画・運営に必要な人数はどれくらいですか？

カンファレンスの規模や内容によっても異なりますが、企画・運営でそれぞれ別の役割を担当する場合は、下記のように最低でも16名は必要と考えられます。

 

 

ただ、あくまでこちらは最低限の人数のため、トラブルを避けるためにも余裕を持った人数確保が必要不可欠です。

費用相場はいくらですか？

費用相場は開催形式や集客人数によって異なります。

例えば、100〜200名規模のリアル開催であれば300〜800万円程度、オンライン開催であれば100〜300万円程度で行うことができる場合もあるでしょう。

まとめ

今回は、カンファレンスの企画・運営における業務内容、カンファレンスを成功させる企画・運営の進め方【11ステップ】、企画運営会社の選び方などについて解説しました。

 

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