ハイブリッドイベントとは？企画・運営を成功させる進め方や注意点を解説

ハイブリッドイベントの企画・運営を任せられたものの、「そもそもどんなイベントなのかわからない」「どのように進めるべきか全体像がよく見えない」とお困りの方は多いでしょう。

 

今回は、ハイブリッドイベントとは何か、ハイブリッドイベントのメリット・デメリット、ハイブリッドイベントの開催パターン【オンラインとリアルの比重例】について解説します。

 

さらに、ハイブリッドイベントの企画・運営を成功させる進め方、企画・運営にあたっての注意点もご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

ハイブリッドイベントとは？

ハイブリッドイベントとは、参加者が会場を訪れる「リアルイベント」と、インターネットで配信される「オンラインイベント」を組み合わせた形式のイベントです。

 

参加者は、希望に応じてオフラインとオンラインどちらかの参加形式を選ぶことができることから、集客数の増加をはじめ様々なメリットがあります。

 

ちなみに、ハイブリッドイベントと混同されやすい「セミナー」は特定のテーマに関する解説を行うイベントであり、「カンファレンス」は一般的に100人以上の規模で行われる会議を意味します。

ハイブリッドイベントのメリット

ハイブリッドイベントのメリットは、以下の4つです。

 

• 集客数の拡大が期待できる
• 参加者のエンゲージメント向上につなげられる
• イベントの中止リスクを軽減できる
• イベント終了後もコンテンツを提供できる

 

上記4つのメリットについて解説します。

集客数の拡大が期待できる

ハイブリッドイベントの参加者は、「会場での参加」と「インターネットを使っての参加」のどちらかを選べるため、参加率を高めることができ集客数の拡大が期待できます。

 

参加者が場所の制約を受けづらくなることから、従来獲得できなかったターゲット層の参加も見込めるでしょう。

参加者のエンゲージメント向上につなげられる

ハイブリッドイベントは、参加者自身が「リアル形式ならではの対面による深い交流」と「オンライン形式ならではのチャットや投票機能などによる気軽な参加」のどちらかを選べるため、エンゲージメント向上につなげられます。

 

また、双方から詳細な行動データを収集できるので、次回以降のイベントに最大限活用できることもメリットです。

イベントの中止リスクを軽減できる

ハイブリッドイベントの場合、悪天候や列車の遅延、感染症など予期せぬトラブルが発生した際も、オンライン形式でイベントを続行することが可能です。

 

万が一の中止を防ぎやすくなるため、財務的損失の軽減や参加者からの信用・信頼の維持が期待できます。

イベント終了後もコンテンツを提供できる

ハイブリッドイベントを録画しておけば、イベント終了後もコンテンツを提供することができます。

 

アーカイブの配信により当日参加できなかった方にも情報を届けられるうえ、開催期間外でも継続してファンや見込み客の増加につなげられるでしょう。

ハイブリッドイベントのデメリット

ハイブリッドイベントには、メリットだけではなく下記のようなデメリットも存在します。

 

• 機材・技術トラブルへの対策が必要
• オペレーションが煩雑になりやすい
• コストがかさむこともある

 

開催前に上記3つのデメリットについて確認しておくと、トラブルを避けることが可能です。

機材・技術トラブルへの対策が必要

オンライン開催も行うハイブリッドイベントだからこそ、機材・技術トラブルへの対策は必要不可欠です。

 

音声や通信トラブルが発生すると参加者の不満につながるため、あらかじめ配信回線の二重化や予備のパソコンの準備、入念なリハーサルなどを行っておきましょう。

オペレーションが煩雑になりやすい

ハイブリッドイベントは、リアル形式とオンライン形式の両方で開催するため、オペレーションが煩雑になりやすいこともデメリットのひとつです。

 

会場や機材の準備、集客チャネルの選定など、マルチタスクが求められるでしょう。

コストがかさむこともある

ハイブリッドイベントの場合、リアル・オンラインのどちらでも開催することで、コストがかさむ場合もあります。

 

ただ、その分参加率を高めることもできるため、費用対効果を考慮すると大きな成果も見込めます。

ハイブリッドイベントの開催パターン【オンラインとリアルの比重例】

ハイブリッドイベントの開催パターンは、オンラインとリアルの比重ごとに以下3つに分けけられます。

 

1. 1.オンライン重視のハイブリッドイベント
2. 2.リアル重視のハイブリッドイベント
3. 3.オンラインとリアルの比重が均等なハイブリッドイベント

 

上記3パターンについて解説します。

パターン1：オンライン重視のハイブリッドイベント

オンライン重視のハイブリッドイベントとは、ネット配信をメインに、一部の参加者や登壇者がリアル会場に集まる形式です。

 

株主総会やセミナーなどの一方向型コミュニケーションイベントや、幅広い参加者へ情報を届けたい場合に向いており、予算を抑えての開催も見込めます。

パターン2：リアル重視のハイブリッドイベント

リアル重視のハイブリッドイベントとは、会場での対面参加をメインとし、来場できない方に向けてオンライン配信を行う形式です。

 

五感で体感することが重視されるイベントに適しており、例として製品展示会や周年イベント、社員総会などが挙げられます。

パターン3：オンラインとリアルの比重が均等なハイブリッドイベント

オンラインとリアルの比重が均等なハイブリッドイベントとは、オンラインとリアルのどちらも同等の体験を提供できるように開催する形式です。

 

ファッションショーやスポーツイベント、音楽ライブなど、大規模な集客や双方向の交流が見込まれるイベントに適しています。

ハイブリッドイベントの企画・運営を成功させる進め方【6ステップ】

ハイブリッドイベントの企画・運営を成功させる進め方は、以下の通りです。

 

1. 1.目的・KPIを設定する
2. 2.開催形式を決める
3. 3.会場・配信環境を手配する
4. 4.当日スタッフの役割と人員を設計する 
5. 5.集客・告知を行う
6. 6.当日運営・フォローアップ

 

上記6ステップについて解説します。

STEP1：目的・KPIを設定する

まずは、集客施策やコンテンツの方向性がブレないように、「ハイブリッドイベントで何を達成したいか」という目的を明確にしましょう。

 

目的が定まったらそこから逆算して、達成度合いを評価するための指標「KPI」を設定し、ゴールまでの道筋を具体化します。

STEP2：開催形式を決める

次に、開催形式を「オンライン重視」「リアル重視」「オンラインとリアルの比重は均等」と、いずれかの中から選びます。

 

コンテンツの性質やターゲット層の属性、予算を考慮しながら、適した形式を決定しましょう。

STEP3：会場・配信環境を手配する

開催形式に応じて、日時・参加人数・予算をもとに会場を決定し、通信トラブルが発生しないように十分な配信環境を手配します。

 

ハイブリッドイベントでは、基本的に下記の機材が必要となるのでこちらも確認しておきましょう。

 

STEP4：当日スタッフの役割と人員を設計する

ハイブリッドイベントの規模や内容にもよりますが、当日は下記のような役割分担のスタッフを配置しましょう。

 

• 統括ディレクター
• 司会者
• ステージ係
• 会場係
• 誘導係
• 受付係
• 機材担当者
• カメラマン

 

十分なスタッフ数や人員設計が叶わなければ、イベント全体の完成度は大幅に低下してしまいます。

 

イベント企画運営・人材派遣会社「ワンコンシスト」では、延べ稼働60万人超、お客様満足度94.3%の実績から迅速に適切な人材を手配いたします。

 

英語対応可能なキャストや管理者の派遣も承っておりますので、運営体制に不安を感じている方はお気軽にご相談ください。

STEP5：集客・告知を行う

ハイブリッドイベントの参加率を高めるため、ターゲット層に適した集客・告知方法を選定しましょう。

 

BtoBイベントであればメールや業界メディア、BtoCイベントであればSNSやイベント告知サイトなどが適しており、告知の際は参加のメリットを明確に伝えることが効果的です。

STEP6：当日運営・フォローアップ

当日は、事前に作成した運営マニュアルをもとにイベントを進めていきましょう。

 

イベントが終了した後は、優先度の高い参加者からメールや電話でフォローアップを迅速に行うことで、イベントの効果を最大化することができます。

ハイブリッドイベントを企画・運営するときの注意点

ハイブリッドイベントを企画・運営するときの注意点は、以下の通りです。

 

• リアル・オンライン両方の参加者体験を意識する
• 配信トラブルの対策を行う
• スタッフ不足による運営崩壊を防ぐ

 

リアル・オンラインどちらの参加者も満足できるような企画・進行・演出を実施し、音声や映像が途切れないように配信環境の整備を行いましょう。

 

また、煩雑な業務の多いハイブリッドイベントだからこそ、外部人材を活用しスタッフ不足による運営崩壊を防ぐことも重要です。

ハイブリッドイベントの企画・運営に不安があるときの対処法

「自社のみでハイブリッドイベントの企画・運営を成功させられるか不安」という場合は、イベント企画運営会社に外注することがおすすめです。

 

特に、企画からスタッフ手配、運営まで一気通貫で任せられるイベント企画運営会社であれば、自社の負担を大幅に軽減しながら質の高いイベントを開催できます。

 

イベント企画運営・人材派遣会社「ワンコンシスト」では、成果に繋がるイベント設計とプロの視点によるサポートで、企画から運営まですべてをお任せいただけます。

 

イベントノウハウを蓄積したい企業様向けに、業界初のコンサルティングサービスもご提供しておりますので、まずはお気軽にご相談ください。

ハイブリッドイベントに関するよくある質問

ハイブリッドイベント開催前によくある質問を確認し、万全の状態で準備を進めていきましょう。

準備期間の目安はどれくらいですか？

ハイブリッドイベントの規模によっても異なりますが、4〜6ヶ月前から実施することが多いです。

煩雑な業務が多いため、開催日から逆算しながら余裕を持ったスケジュールで進めていきましょう。

成功させるための必要スタッフ数はどれくらいですか？

必要スタッフ数は、イベントの規模に応じて前後します。

スタッフの役割分担をふまえると、イベント準備時で最低6人、イベント当日で最低10名は必要と考えられますが、運営崩壊を防ぐために人材のゆとり確保が大切です。

 

費用相場はいくらですか？

費用相場は、規模や使用機材、内容などによって異なりますが、小規模なイベントの場合は数十万円、大規模なイベントの場合は数百万円から数千万円が一般的です。

費用対効果を踏まえたサポートを行うイベント企画運営会社を選ぶことで、社内の負担を軽減させながらコストの最適化を図れるでしょう。

まとめ

今回は、ハイブリッドイベントとは何か、ハイブリッドイベントのメリット・デメリット、ハイブリッドイベントの企画・運営を成功させる進め方などについて解説しました。

 

イベント企画運営・人材派遣会社「ワンコンシスト」では、企画から会場選定、機材の準備、スタッフの手配、当日の運営まで一気通貫でお任せいただけます。

 

ハイブリッドイベントの企画・運営にお悩みの方は、お気軽にご相談ください。

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