コンベンションとは？企画運営の流れや成功のポイントを解説
コンベンションを自社で企画・運営することになったものの、「何から手をつけるべき？」「成功させるにはどうすればいい？」とお悩みの方は多いでしょう。
コンベンションの企画を成功させるには、開催目的やターゲットを明確にしたうえで、会場選定やプログラム作成、集客、運営計画などを計画的に進めることが重要です。
また、初めて企画・運営する場合は、スケジュールやスタッフ配置、トラブルへの対応などにも注意する必要があります。
今回は、コンベンションを企画運営するときの流れ、初めてのコンベンション企画運営でよくある失敗、コンベンションを成功させるポイントについて解説します。
目次
コンベンションとは
コンベンションとは、意見交換や情報収集のために特定の業界の関係者などが集まる、大規模な会議や集会のことです。
特に国際的な会議・集会のことを指すことが多く、開催によってブランディング効果やビジネスチャンスの創出が期待できます。
下記はコンベンションと混同されやすい言葉ですので、こちらも確認してみましょう。
| カンファレンス | 100人以上で開催される会議 |
|---|---|
| セミナー | 特定のテーマについて学ぶための集まり |
| シンポジウム | 特定のテーマについて複数の有識者が意見を発表し、聴衆を交えて討論をするイベント |
| 展示会 | 企業が商品・サービスを紹介し、来場者との商談につなげるイベント |
| イベント | 特定のテーマに基づいて人が集まる催し物 |
コンベンションを企画・運営するときの流れ
コンベンションを企画運営するときは、以下9つのステップで進めていきましょう。
- 1.目的を設定する
- 2.ターゲットを決定する
- 3.目的・ターゲットをもとに企画を立案する
- 4.会場を選定する
- 5.プログラムを作成する
- 6.集客する
- 7.運営計画を考える
- 8.コンベンションを開催する
- 9.開催後はアフターフォローと振り返りを行う
こちらでは、上記9つの流れについて解説します。
目的を設定する
まずは、コンベンション開催の目的を設定することで、企画に一貫性が生まれ参加者満足度を向上させることができます。
さらに、チームが1つの目的に対して一丸となることができるので、機動力とトラブル対応力の向上も見込めるでしょう。
ターゲットを決定する
コンベンション企画の軸を決めるため、目的を実現するためのターゲットを選定しましょう。
年齢や職種、悩みなどをもとにペルソナを設定することで、「ターゲットにより刺さる企画」を考えることができ、集客率や満足度の向上が期待できます。
目的・ターゲットをもとに企画を立案する
目的とターゲットを設定したら、それらを踏まえたうえで「目的を達成できターゲットを集客できる企画」を考えていきます。
目的実現を重視するだけではなく、参加者がメリットを感じられるかどうかも考慮すると、コンベンションの成功につながりやすいです。
会場を選定する
コンベンション会場は、下記のポイントを意識しながらターゲットが参加しやすい場所を選びましょう。
- 収容人数や会場の広さ
- 料金・キャンセル規定
- 機材などの設備
- 最寄り駅や宿泊施設からの距離
- トイレや喫煙所の数
- 会場のルール
会場は複数の候補を選出し、2人以上で下見に行ってから決めることがおすすめです。
プログラムを作成する
コンベンションの企画をするうえで、「開始から終了までにどのようなことを行うのか」を考えながらプログラムを作成します。
様々なアイディアを出してから目的・ターゲットに適したものを選ぶことが効果的ですが、内容を盛り込みすぎると参加者が疲れてしまうため、メリハリのある内容を目指しましょう。
集客する
コンベンションの参加率を高めるため、ターゲットを意識した複数の手法を組み合わせ、効果的に集客を図っていきましょう。
施策の際は、ターゲットが一目で参加するメリットがわかるような内容にすることが大切です。
また、できるだけ早い段階から告知・案内を行うことで、参加者にスケジュールを調整してもらいやすくなります。
運営計画を考える
運営計画として、イベントをスムーズに進めるための「運営マニュアル」を作成しましょう。
下記の内容を記載した文書を作成することで、スタッフ全員がイベントの全体像を掴みやすくなり、トラブルやミスを未然に防ぐことにもつながります。
【運営マニュアルに記載すること】
- 概要
- 組織図
- タイムテーブル
- 会場見取り図
- サイン計画
- スタッフ配置図
- 持ち場ごとの作業フローや作業内容
- 配布物のリスト
- 備品リスト
- スタッフの注意事項
- 緊急時対応
コンベンションを開催する
コンベンション当日は、時間管理を徹底するため、スタッフ間で連携を取りながらスムーズな運営を意識しましょう。
あらかじめリハーサルを行うことで、タイムスケジュールの調整やチームの連携強化につながり、トラブルを防ぐことが期待できます。
開催後はアフターフォローと振り返りを行う
コンベンション終了後は、参加者の熱量を逃さないように迅速にアフターフォローを行いましょう。
報告書やお礼状を迅速に送るために、準備段階からある程度フォーマットを作っておくことがおすすめです。
また、アンケートなどを参考に目的に対する成果を確認し、「なぜ上手くいったか」「なぜ上手くいかなかったか」を振り返ることで、次回のイベントへとつなげていきましょう。
初めてのコンベンション企画・運営でよくある失敗
初めてのコンベンション企画運営では、下記のような失敗が起こりがちです。
- スケジュールに余裕がなく準備をなかなか進められない
- 目的とターゲットが曖昧のまま進めてしまう
- スタッフの配置体制が整っていない
- トラブルを想定していない
自社担当者だけで進めていくと、本来の通常業務と並行して企画・運営も行わなければいけないため、どうしてもスケジュールが圧迫されることが多いです。
また、コンベンション企画運営が初めての場合、目的・ターゲットの設定方法や十分なスタッフ数がわからなかったり、トラブルを細部まで想定できず当日に慌てたりすることは珍しくありません。
コンベンションを成功させるポイント
コンベンションを成功させるポイントは、以下の通りです。
- ターゲットを踏まえてオンライン配信への対応も検討する
- あらかじめトラブルを想定し対策する
- コンベンションの価値が続く企画を意識する
こちらでは、上記3つのポイントについて解説します。
ターゲットを踏まえてオンライン配信への対応も検討する
ターゲットが多忙なビジネス層や遠方からの参加者などの場合、オンライン配信への対応も検討してみましょう。
その際は、目的に応じてオフラインとオンライン配信のどちらの比重を高めるのかを考えながら、双方の満足度を高められる企画を考えることが大切です。
あらかじめトラブルを想定し対策する
下記のようなトラブルをあらかじめ想定しておき、具体的な対策を立てておけば、当日に慌てることなく参加者にも好印象を残せます。
- 登壇者・ゲストの遅刻や欠席
- タイムスケジュールの遅れ
- 音響・映像・Wi-Fiの不具合
- 受付の大混雑
- 来場者同士のトラブル
- 急病人の発生
- 地震や火災などの災害
また、緊急時の連絡フローも設計しておき、スムーズなトラブル対処につなげていきましょう。
コンベンションの価値が続く企画を意識する
コンベンションの価値を一過性のものにしないためにも、開催後まで余韻が残る企画を意識することが重要です。
例えば、当日の様子を録画し後日配信したり、ディスカッションによる知見をダウンロードできる資料にまとめたりなどすることで、ターゲットとの関係性を継続させられるでしょう。
コンベンションの企画運営を外部のプロに任せるメリット
コンベンションの企画運営を外部のプロに任せることで、豊富な実績・知見に基づくノウハウによって、自社スタッフの負担を大幅に削減しながら運営の質を高めることができます。
コンベンションという大規模な催し物だからこそ、会場手配やスケジュール管理、スタッフ手配など煩雑な業務は多く、自社だけで進めるとなるとコア業務を圧迫してしまうことも。
企画から運営まで全てを任せられるイベント会社に依頼することで、予算内で最大限効果を発揮するコンベンションの開催が期待できます。
コンベンションの企画運営に関するよくある質問
こちらでは、コンベンションの企画運営に関するよくある質問についてご紹介します。
準備期間の目安はどれくらい？
内容や規模によって前後するものの、「国際会議は2〜3年」「国内の大規模な会議は1〜2年」「中規模なイベントは6ヶ月〜1年」がそれぞれ目安とされています。
初めて担当する場合は、上記よりも余裕を持ったスケジュールで進めていくことがおすすめです。
必要な運営スタッフ数はどれくらい？
規模や内容をふまえて必要な役割をリストアップし、具体的な運営スタッフ数を考えていきましょう。
自社だけでスタッフを確保することが難しい場合は、イベント会社に人材派遣を依頼することも効果的です。
費用相場は？
コンベンションの企画によっても異なりますが、費用相場の目安は以下の通りです。
| 参加人数 | 費用相場 |
|---|---|
| 〜50名程度 | 10万〜50万円 |
| 50〜300名程度 | 50万〜150万円 |
| 300名以上 | 150万〜500万円以上 |
オンライン・ハイブリッド開催への対応はどうすればいい？
まずは、オフラインとオンラインの開催における比重を決定し、各ターゲット層に合わせてどちらも満足できる企画を考えましょう。
また、機材トラブルは悪印象につながるため、配線や音響設備が整った会場を選定し、事前の機材テストも入念に行うことが重要です。
参加者数に応じた運営体制とは？
一般的にイベントの参加者数が多くなるほど、1人のスタッフが複数の役割を兼任することが難しくなり、専門知識も求められます。
コンベンションは規模の大きな催し物なので、自社スタッフのみで運営するよりも、企画段階からプロのイベント会社に委託することがおすすめです。
まとめ
今回は、コンベンションを企画運営するときの流れ、初めてのコンベンション企画運営でよくある失敗、コンベンションを成功させるポイントについて解説しました。
ワンコンシストの「ちゃんとイベントプランニング」では、企画から当日の運営・スタッフ手配までワンストップでお任せいただけ、プロの視点から価値を最大化するコンベンションの実現につなげます。
「今後は自社内だけでコンベンションを実施したい」とお考えの場合は、定額制のコンサルティングサービスもご提供しておりますので、ぜひご相談ください。
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この記事を書いた社員
Y. Sato
習うより慣れよ精神で営業～バックオフィスの様々な業務を担当ののち、現在は広報/マーケティング部門所属。
#酒飲み #山育ちの海好き #"人生経験したもん勝ち"がモットー
