レセプションパーティーとは？企画方法や企画のポイントを紹介

レセプションパーティーの担当者に任命され、当日までにどのような流れで進めるべきかわからずお困りではないでしょうか。

 

レセプションパーティーの企画を成功させるには、開催目的やターゲットを明確にしたうえで、会場・日時の決定、プログラムの作成、招待状や料理・ドリンクの手配など、開催までの準備を計画的に進めることが重要です。

 

また、参加者の満足度を高めるには、ターゲットに合わせた演出や会場レイアウト、スタッフ配置、当日の進行なども事前に検討しておく必要があります。

 

今回は、レセプションパーティーとは何か、レセプションパーティーの企画から開催までの手順、おすすめの企画例、成功させるためのポイントについて解説します。

レセプションパーティーとは

レセプションパーティーとは、企業や個人などがゲストを招待するパーティーのことです。

 

主な開催目的は関係者との交流ですが、新しい商品・サービスのお披露目や周年記念のお祝い、代表者の就任紹介などにより、自社の価値をアピールすることも兼ねていることが一般的です。

 

レセプションパーティーの企画前に、混同しがちな下記イベントとの違いも確認しておきましょう。

懇親会	参加者同士が打ち解けて親しくなるためのイベント
歓迎会	新しい仲間を迎え入れ、親交を深めるイベント
記念式典	ある物事を記念して開催されるイベント
オープニングセレモニー	店舗の開業やイベントの開始を祝う式典

レセプションパーティーの企画から開催までの手順

レセプションパーティーの企画から開催までの手順は、以下の通りです。

1. 1.開催目的を設定する
2. 2.ターゲットを選定する
3. 3.会場・日時を決定する
4. 4.企画内容・プログラムを作成する
5. 5.招待状を準備する
6. 6.料理・ドリンクを手配する
7. 7.タイムスケジュールを作成する
8. 8.必要な物品・お土産を手配する
9. 9.レセプションパーティーを開催する
10. 10.パーティー終了後に振り返りを行う

こちらでは、上記10の手順をご紹介します。

開催目的を設定する

まずは、自社がレセプションパーティーを開催する目的を設定し、企画から開催までの方向性を明確にしましょう。

「新商品の魅力を広く伝える」など、具体的な目的を1つ定めることで、スタッフ同士で認識を共有でき、優先順位がはっきりしたり成功の基準が定まったりするため、効果のあるレセプションパーティーを開催できます。

ターゲットを選定する

レセプションパーティーの効果を最大化させるため、「誰に向けて開催するのか」を明確にさせましょう。

ターゲットは「取引先」とだけ設定するのではなく、性別や年齢、価値観やライフスタイルなどをふまえてペルソナまで考えると、効果的なパーティーを開催できます。

会場・日時を決定する

ターゲットを考慮して、レセプションパーティーの会場や日時を決定します。

ターゲット層の参加しやすい日程や会場を選定することはもちろん、競合となるイベントの開催予定や季節も考慮し、集客率を高めましょう。

企画内容・プログラムを作成する

この段階では、ターゲットと開催の目的をふまえて、レセプションパーティーで行う具体的なプログラムを検討します。

「ターゲットの興味を引くもの」「パーティーに参加したからこそ得られるベネフィット」を考え、トレンドも意識しながら企画を練っていきましょう。

招待状を準備する

レセプションパーティーの招待状は、ターゲットが参加しやすいように開催日の3ヶ月前に送付することがおすすめです。

招待状には下記の内容を記載し、ターゲット層が読みやすいように丁寧でありながら簡潔な文章を意識してみてください。

 
【招待状に記載する内容】

• 件名・タイトル
• 宛名・宛先
• 挨拶文・季節の挨拶
• イベントの内容
• 返信のお願い
• 結びの言葉
• 連絡先・問い合わせ先

料理・ドリンクを手配する

パーティーの印象を左右する料理やドリンクは、社交を円滑にする内容を選び、閉会間際まで提供できるよう手配する必要があります。

料理人が常駐していない場所であればケータリングサービスを利用することで、レセプションパーティーの目的やターゲット層、予算などに合わせて適切なプランを提案してもらえるでしょう。

タイムスケジュールを作成する

レセプションパーティー全体の進行を時系列でまとめた「タイムスケジュール」を作成し、スタッフの役割分担や時間管理を明確にして、スムーズな進行につなげましょう。

下記の項目を記載することでスタッフ間での共通認識が生まれ、トラブル時にも対処しやすくなります。

 
【タイムスケジュールに記載する内容】

• タイムテーブル
• プログラム内容
• 役割分担
• 担当者
• 備考欄

必要な物品・お土産を手配する

レセプションパーティーの企画を進めるうえで、必要な備品を「接客や応対をするエリアで必要なもの」「イベント運営エリアで必要なもの」「プレゼンなどを実施する際に必要なもの」「あると便利な小物」にわけながら手配していきます。

 

また、参加者に自社の新商品や、会社のロゴを印字した日用品・お菓子などをお土産として渡すことで、満足度を高めるだけではなく、ターゲットの家族や知人にもアピールをすることができます。

レセプションパーティーを開催する

レセプションパーティー当日は、主に下記の流れで進めていきます。

1. 1.受付
2. 2.開会のあいさつ
3. 3.食事・歓談
4. 4.アトラクション
5. 5.閉会の挨拶
6. 6.お礼とお見送り

参加者の満足度を高めるために、十分なスタッフ数を用意したりトラブルを想定した進行を意識したりすることが大切です。

パーティー終了後に振り返りを行う

パーティー終了後は、目的に対してどれだけの効果が出たのかを明確にしましょう。

参加者アンケートも踏まえながら「良かったところ」「改善すべきところ」を整理し、次回のパーティーにつなげることが大切です。

 

また、参加者に下記項目を含めたお礼メールを送り、信頼関係の構築を図ることも忘れずに行いましょう。

 
【お礼メールに記載する内容】

• 件名
• 挨拶・名乗り
• 感謝の言葉
• 具体的なエピソードや印象
• 次につなげる言葉
• 締めと署名

レセプションパーティーにおすすめの企画例

レセプションパーティーを盛り上げるため、下記のような企画を実施することもおすすめです。

• プロのショー・パフォーマンス
• オープニングムービー・ダイジェストムービーの上映
• 著名人のトークショー

ただ、レセプションパーティー自体の目的は「参加者同士や主催者との交流」なので、歓談をメインに企画を考えてみてください。

レセプションパーティーを成功させるためのポイント

レセプションパーティーを成功させるためには、以下5つのポイントを意識してみましょう。

1. 1.ターゲットに適した演出を行う
2. 2.スムーズな移動ができる受付・誘導を行う
3. 3.参加者の満足度が高まるようなスタッフ配置を行う
4. 4.参加者同士が交流しやすい会場レイアウトにする
5. 5.タイムスケジュール管理を徹底する

上記5つのポイントについて解説します。

ターゲットに適した演出を行う

レセプションパーティーの演出は、「ターゲットが満足するか」を意識して考えてみましょう。

 

例えば、重要な取引先には洗練された上質な雰囲気や高級感のあるケータリング、メディアであれば他社にはない特別感や映えを感じる空間を検討してみてください。

スムーズな移動ができる受付・誘導を行う

レセプションパーティーの第一印象になり得る受付では、流れを止めないように受付レーンの最適化や余裕のあるスタッフ人数の確保を行いましょう。

 

また、「どこへ行けばいいのかわからない」と参加者を迷わせないように、誰が見てもわかる案内図の設置やスタッフによる声掛けを行い、スムーズな誘導につなげることも重要です。

参加者の満足度が高まるようなスタッフ配置を行う

先ほどご紹介した「受付・誘導」をはじめ、レセプションパーティーで適切なスタッフ配置を行わなければ、どれだけ企画内容が充実していても悪印象になりかねません。

 

スタッフの配置は、「来場者数と会場規模」「イベント内容」「当日に想定されるトラブル」を考慮し、余裕をもった体制を整えましょう。

参加者同士が交流しやすい会場レイアウトにする

参加者同士が交流しやすいように、決まった席を設けない「立食形式」などを検討してみましょう。

 

また、料理テーブルやメインステージの周りに十分なスペースを設けて混雑を防いだり、料理やドリンクを複数のテーブルで提供して参加者を分散させたりなども効果的です。

タイムスケジュール管理を徹底する

タイムスケジュール通りに進まなければ参加者の満足度は下がってしまうため、「各プログラムに対して10〜20%の予備時間を設ける」「事前のリハーサルで微調整する」といった仕組みを作り、時間管理を徹底することが大切です。

 

特に、進行管理を担う司会者は、スケジュールの遅れを調整するだけでなく、会場の空気感を醸成する重要な存在です。

 

レセプションパーティーを確実に成功させるなら、プロの司会者に依頼するのも有効な方法でしょう。

レセプションパーティーの企画・運営をプロに依頼するメリット

レセプションパーティーの企画・運営をプロのイベント会社に依頼することで、担当者の負担を軽減しながら質が高くスムーズな運営を実現できます。

 

自社のみで準備を行うと、企画立案から会場手配、運営スタッフ・備品手配までを全て行わなければならず、通常業務を圧迫する原因となります。

 

イベント会社へ依頼することにより、専門的なノウハウで企画・運営を一括で任せられるうえ、限られた時間の中でも最大限に効果を発揮することができるでしょう。

レセプションパーティーの企画に関するよくある質問

最後に、レセプションパーティーの企画に関するよくある質問についてご紹介します。

準備期間の目安は？

パーティー開催日の3ヶ月前には招待状が送れるように、余裕を持って準備をしていきましょう。

レセプションパーティーの準備は何かと煩雑ですので、ゆとりのあるスケジュールで進めてみてください。

費用相場はどれくらい？

企画内容や規模にもよりますが、1人あたり5,000〜15,000円程度が相場とされています。

イベント会社に企画・運営を依頼する場合は、早めに見積りを出してもらうことがおすすめです。

必要なスタッフ数はどれくらい？

必要なスタッフ数は、パーティーの内容や参加人数などによって異なります。

目安として、1人が見る人数を5〜7名に抑えることを意識し、役割を洗い出すことで具体的な数を算出できるでしょう。

服装・招待状にはどんなマナーがある？

開催者側はゲストよりも格式の高いフォーマルな服装を選び、ゲストには招待状でドレスコードを指定することがマナーです。

また、招待状はフォーマルな文書のため、重要な顧客を招く際は紙の招待状で送ることが一般的です。

まとめ

今回は、レセプションパーティーとは何か、レセプションパーティーの企画から開催までの手順、おすすめの企画例、成功させるためのポイントについて解説しました。

 

ワンコンシストの「ちゃんとイベントプランニング」では、レセプションパーティーの企画から当日の運営・スタッフ手配まで、プロの視点によって成果につながるサポートを実現いたします。

イベントノウハウを蓄積できるコンサルティングサービスもご用意しておりますので、レセプションパーティーの企画・運営にお悩みの方はぜひお気軽にご相談ください。

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