大学祭・学園祭のイベント企画・運営ガイド | 準備・申請・当日の運営までに必要なことを解説

大学祭・学園祭の企画・運営担当になった場合、より良いイベントにしたいからこそ「何から始めればいいのかわからない」と悩んでしまいますよね。

 

大学祭・学園祭を成功させるには、魅力的な企画を考えるだけでなく、開催までの準備や各種申請、当日の運営まで計画的に進めることが重要です。特に、学生だけで準備や運営を行う場合は、必要な業務を事前に整理しておくことで、当日のトラブルを防ぎやすくなります。

 

今回は、大学祭・学園祭のおもしろい企画・イベントアイデア例、大学祭・学園祭の開催までに必要な準備・運営業務、イベント企画を成功させるコツなどについて解説します。

そもそも大学祭・学園祭とは

「大学祭」「学園祭」とは、学生が中心となって開催される大学の文化祭のことであり、どちらも基本的に同じ意味で使われています。

当日は、学部やサークルごとに様々な独自性を感じられる企画が催され、一般の来場者と共に盛り上がりながら心に残る思い出を作ることができます。

大学祭・学園祭のおもしろい企画・イベントアイデア例

大学祭・学園祭の企画を考えるにあたって、まずはどのようなイベントアイデアがあるのか確認してみましょう。

参加・体験系

下記のような参加・体験系企画は、実際に参加者自身が主役となって楽しめるため、学生と一般来場者が一体となって盛り上がれる内容です。

ステージイベント系

下記のようなステージイベント系企画は、高い集客力と大きな熱気を生み出すことができます。

食べ物系

下記のような食べ物系企画は、お祭り感を演出しながら工夫次第で利益が出しやすいところがメリットです。

展示系

下記のような展示系企画は、計画的に準備を進めながら活動の成果をしっかりと来場者に伝えることができます。

大学祭・学園祭の開催までに必要な準備

大学祭・学園祭の開催までに必要な準備は、下記の通りです。

1. 1.企画・スケジュール策定
2. 2.備品・設備の手配
3. 3.ステージ・音響・照明などの準備
4. 4.出演者手配・キャスティング・関係者との調整
5. 5.飲食提供における保健所への届出や、火気使用に伴う消防署等への確認
6. 6.道路使用など各種申請・許可の確認
7. 7.警備・安全体制の構築
8. 8.運営スタッフの確保・配置
9. 9.雨天・荒天時や緊急時の対応策

こちらでは、上記9つの準備について解説します。

企画・スケジュール策定

盛り上がる企画を策定するためには、「誰に届けたいか」を踏まえたうえで案を出し、予算や会場などの条件から絞っていくことが大切です。

「来場者みんなに楽しんでほしい」とターゲット層があやふやなまま企画を考えると、結果的に誰にも刺さらない内容になってしまい、期待していた反響につながらなくなることに。

ターゲット層を踏まえて企画が固まったら、開催日から逆算して「いつまでに何を行うのか」とスケジュールを明確に決めることで、申請忘れなどを防ぐことができます。

備品・設備の手配

大学祭・学園祭のイベントでは、必要な備品・設備の内容と数量、さらに「学内だけで用意できるのか」などを考慮する必要があります。

外部に手配する場合は、予算も含めて可能であることを確認したうえで、早めに依頼することが大切です。

ステージ・音響・照明などの準備

ステージイベント系などの企画をする場合、コンセプトをもとに音響や照明などの準備を行います。

大学に会場の申請を行い、必要な機材をリストアップして、外部へレンタルの依頼をしましょう。

この際、ブレーカーが落ちないように、会場の電源容量の確認も忘れずに行ってください。

出演者手配・キャスティング・関係者との調整

芸能人などの出演者を呼ぶ際は、余裕を持って開催日の4〜5ヶ月前に連絡することがおすすめです。

所属事務所へ直接連絡をすると、多忙なマネージャーによってなかなか返信がこないことも多いため、イベント運営会社に依頼しキャスティングを丸ごと任せると安心でしょう。

イベント運営会社であれば、学校と出演者の間に立って交渉をスムーズに進めてくれます。

飲食提供における保健所への届出や、火気使用に伴う消防署等への確認

模擬店などで飲食を提供する場合は、保健所への届出が基本的に必要です。

詳しい届出の方法は自治体によって異なりますが、基本的には大学祭・学園祭の実行委員などの主催者が、必要な書類をまとめて申請する流れになります。

 

また、不特定多数の人が集まるイベントは、消防署への届出が必要となる場合があります。
模擬店で使用する火気設備や会場の状況などによって必要な手続きが異なるため、事前に管轄の消防署へ確認しておくと安心です。

 

申請期限に間に合わない場合、模擬店を出店できなくなる可能性もあるため、保健所・消防署への必要な手続きを早めに確認し、余裕を持って準備を進めましょう。

道路使用など各種申請・許可の確認

「大学前の道路にも模擬店を出したい」など、企画の内容によっては道路使用などの申請も必要です。

このため、企画内容の開催場所や機材などを確認し、「申請・許可が必要なものはあるか」「必要な場合はどのように進めていけばいいのか」を調べてみましょう。

「少しくらい大丈夫」と進めたことで、警察から撤去命令が出て企画が中止になることも考えられるので注意してください。

警備・安全体制の構築

万が一の場合を想定し、「トラブル時にどこに連絡するのか」「避難動線は確保されているか」「機材による事故が見込まれない設置か」などを確認しましょう。

また、飲食を提供する際は、生ものを避けたり石鹸での手洗いを徹底したりして、食中毒の防止に努めることも重要です。

「無理のない範囲」をイメージして企画や準備を進めると、火災や事故のリスクを減らすことができるので、ぜひ実践してみてください。

運営スタッフの確保・配置

学園祭をスムーズに運営するために、運営スタッフの役割を洗い出し、必要な人数を確保・配置することも大切です。

企画内容だけではなく、参加者数や会場などを踏まえたうえで、明確な役割分担を行いましょう。

運営スタッフが足りない場合、当日は「受付がスムーズに進まない」などのトラブルが発生しがちなので、注意しましょう。

雨天・荒天時や緊急時の対応策

あらかじめ、雨天・荒天時を想定して、掲示物の防水加工や音響・映像機材の保護、来場者が屋内に避難する際の動線の確保などを行っておきましょう。

また、災害や火災発生時の対応マニュアルを作成しておき、体調が悪くなった方のために救護室を準備しておくなどの対応も大切です。

大学祭・学園祭の当日に必要な運営業務

大学祭・学園祭の当日に必要な運営業務は、以下の通りです。

1. 1.搬入・搬出管理
2. 2.ステージ進行・タイムテーブル管理
3. 3.来場者案内
4. 4.出演者・関係者対応
5. 5.トラブル・緊急時の対応

こちらでは、上記5つの運営業務について解説します。

搬入・搬出管理

「どのような備品・設備・機材を、いつ搬入・搬出するか」といった管理は、大学祭・学園祭をスムーズに進めるために考えておきたいポイントです。

全てを当日に搬入することが難しい場合は、前日の夜・当日の早朝と分けることで効率的に作業を進められるでしょう。

一方で搬出する際は、来場者が完全に退出した1時間後を目安に始めると安全なので、ぜひ検討してみてください。

ステージ進行・タイムテーブル管理

大学祭・学園祭のステージ進行は、事前に作成したタイムテーブルをもとに管理していきましょう。

あらかじめ当日の朝などにリハーサルを行っておくと、「音源が再生できない」などのトラブルを防ぐことができます。

また、機材トラブルなどが起きたときは、司会にタイムテーブルを調整する役割を担ってもらえるように、事前に相談しておきましょう。

来場者案内

来場者案内として、パンフレットなどを渡す受付スタッフと、列を整理するスタッフを配置しましょう。

また、受付でトイレや喫煙所などを聞かれたときにすぐ答えられるよう、よくある質問もスタッフ間で共有することが大切です。

出演者・関係者対応

芸能人などの出演者・関係者を呼ぶ際は、厳重なセキュリティ管理のもと対応を行っていきます。

到着予定時刻にはスタッフが待機し、関係者以外立ち入り禁止の控室に案内しましょう。

リハーサルを経て本番が終了した際は、速やかなお見送りを心がけることも重要です。

トラブル・緊急時の対応

万が一トラブル・緊急事態が発生した場合、あらかじめ作成しておいたマニュアルをもとに迅速に対応を進めていきます。

また、「参加者の体調不良によって救急車を呼んだ際は、車両が通れるように現場を整理する」など、状況を踏まえたうえで自分ができることを実践してみましょう。

大学祭・学園祭のイベント企画を成功させるコツ

大学祭・学園祭のイベント企画を成功させるためには、以下3つのコツを押さえておきましょう。

• 内輪だけではなく来場者にもわかりやすい内容にする
• 学部・サークルならではの企画を考えてみる
• 安全に運営できる体制を整える

来場者も一体となって楽しめるように「内輪ノリ」は避け、一目でわかりやすい内容にすることがおすすめです。

 

また、「調理学を学んでいるから当日はプロの講師を招いて模擬店を開く」など、学部・サークルならではの企画を考えてみるのも良いでしょう。

さらに、大学祭・学園祭を最後まで楽しく終えるためにも、安全な運営体制を整えることも大切です。

大学祭・学園祭のイベント企画・運営は外部へ委託するのがおすすめ

大学祭・学園祭のイベント企画・運営は、下記の理由から外部へ委託することがおすすめです。

• 面倒な裏方作業を一任でき、関係者との調整やメイン企画の立案に集中できる
• 専門業務を依頼でき、精神的な負担が軽くなる
• 来場者の安全管理やトラブル防止策などをプロに任せられる

 

大学祭・学園祭のイベント企画・運営は煩雑な業務が多く、学業と並行して準備を進めるとなると学生だけで行うことに難しさを感じるものです。

思い切ってプロに任せることで、実行委員や担当する学生の負担を大きく減らしながら、クオリティの高いイベントの運営を実現できます。

大学祭・学園祭の企画に関するよくある質問

最後に、大学祭・学園祭の企画に関するよくある質問5つをご紹介します。

盛り上がる企画の例としてはどんなものがありますか？

eスポーツ大会をはじめとする「参加・体験系」や、カラオケ大会といった「ステージイベント型」の企画は、学生と訪れた方々のどちらも盛り上がりやすいです。

また、外部から芸人などの出演者を招待する企画も、多くの人で賑わう傾向にあります。

予算はどうやって決めればいいですか？

予算は、学校から支給される金額などの資金総額を割り出した後、必要な経費を差し引くことで決めることができます。

万が一のトラブルも想定し、余裕をもった予算を考えておくと安心です。

大学祭・学園祭の企画や運営を一部だけ外注することはできますか？

「企画だけ」「スタッフの派遣だけ」「当日ディレクションだけ」など、部分的に委託をすることも可能です。

イベント企画・運営会社によって任せられる業務は異なるので、まずは相談してみましょう。

学生主体の大学祭でもイベント会社に依頼できますか？

もちろん依頼することができます。

プロが学生・大学職員と連携してサポートしますので、「大学祭の準備で何をすればいいのかわからない」「クオリティの高い大学祭を開催したい」といった場合は、気軽に相談してみましょう。

大学祭・学園祭の運営にはどのくらいのスタッフが必要ですか？

必要なスタッフ数は、来場者数や会場、企画数、運営業務によって異なります。

業務を洗い出すことで、具体的に必要人数を算出することができるので試してみてください。

まとめ

今回は、大学祭・学園祭のおもしろい企画・イベントアイデア例、開催までに必要な準備・運営業務、イベント企画を成功させるコツについて解説しました。

 

大学祭・学園祭を成功させるには、企画内容を考えるだけでなく、目的やターゲットを明確にしたうえで、スケジュールや予算、申請、リスク管理などを含めて計画的に準備することが大切です。

 

「学生だけで企画・運営を進めるのが難しい」「専門的なアドバイスを受けながら大学祭・学園祭を企画したい」という場合は、イベント企画の専門会社に相談するのも一つの方法です。

 

ワンコンシストの「ちゃんとイベントプランニング」では、イベントの目的・ゴール設定から企画・設計まで、主催者と一緒にイベントをつくる「共創」を大切にしています。イベント実施が決まっている企業向けの「イベント共創プラン」や、自社でイベントを実施できるようノウハウを蓄積したい方向けの「企画伴走プラン」も用意されています。

 

大学祭・学園祭の企画や運営についてお困りの方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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