PRイベントとは？目的・メリット、種類や開催までの流れを解説

PRイベントとは、商品やサービス、企業の認知拡大やブランドイメージの向上を目的に実施するイベントです。参加者との直接的な接点をつくれるほか、メディア掲載やSNSでの拡散によって、より多くの人に情報を届けられる可能性があります。

 

PRイベントで成果を得るためには、目的やターゲットを明確にし、企画から告知、当日の運営、開催後の振り返りまで計画的に進めることが重要です。

 

本記事では、PRイベントの目的・メリットや種類、企画から開催までの流れ、成功させるポイントについて解説します。PRイベントの企画・開催を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

PRイベントとは

PRイベントとは、商品やサービス、企業自体を宣伝するために実施されるイベントです。

 

開催することでブランディングや認知拡大が期待できるうえ、パブリシティの獲得により情報リーチの最大化が見込めるため、競合他社との競争において優位性も高められます。

 

また、ユーザーと直接コミュニケーションをとれるPRイベントでは、信頼関係を構築したりサービス・商品をより深く理解してもらったりすることも可能です。

PRイベントと広告の違い

広告とPRイベントでは、情報を発信する方法に違いがあります。
広告は、企業が広告枠を購入し、自社の商品やサービスについて伝えたい情報を直接発信する手法です。一方、PRイベントは、イベントという場を活用して商品やサービスへの関心・理解を促し、参加者やメディアなどを通じた情報発信にもつなげる施策です。
広告だけでは伝えにくい商品の魅力やブランドの世界観を、実際の体験を通じて伝えられる点もPRイベントの特徴といえます。

PRイベントを開催する目的・メリット

PRイベントの主な目的は、商品やサービス、企業の認知拡大やブランドイメージの向上です。

商品を実際に体験してもらえるほか、メディア掲載や参加者のSNS投稿によって、来場者以外への情報拡散も期待できます。

ここでは、PRイベントを開催する代表的なメリットを紹介します。

商品・サービスの認知度を高められる

PRイベントでは、商品やサービスをターゲットに直接アピールできます。

特に新商品や認知度の低いサービスは、Webサイトや広告だけでは特徴や魅力が伝わりにくい場合があります。実物の展示や体験を通じて、商品・サービスへの理解を深めてもらえる点がメリットです。

また、イベントの演出や会場づくりによって、企業や商品のブランドイメージも伝えられます。

メディアへの露出につなげられる

新商品発表や話題性のあるPRイベントは、テレビや新聞、Webメディアなどに取り上げられる機会を増やせます。

メディア関係者向けの発表会や体験会を開催し、ニュース性のある情報や取材素材を提供することで、商品や企業の認知拡大につながります。

メディア掲載を狙う場合は、「新規性」「社会性」「季節性」など、ニュースとして取り上げられやすい要素を企画に盛り込むことが重要です。

顧客と直接コミュニケーションできる

PRイベントでは、企業の担当者と参加者が直接コミュニケーションを取れます。

商品を手に取ってもらいながら特徴を説明したり、その場で質問や感想を聞いたりできるため、広告などの一方的な情報発信では得にくい接点を持てます。

参加者から得た意見や反応は、商品開発やサービス改善、今後のマーケティング施策にも活用できます。

SNSでの拡散が期待できる

参加者がイベントの写真や動画をSNSに投稿すれば、来場していないユーザーにも情報が広がります。

フォトスポットや体験型コンテンツなど、撮影・投稿したくなる仕掛けを用意することで、SNSでの拡散を促せます。

SNSでの拡散を狙う場合は、専用ハッシュタグや撮影スポットを用意するなど、参加者が投稿しやすい仕組みを事前に設計しておくことが重要です。

PRイベント3つの種類

PRイベントは、目的や対象者によって大きく「セールスプロモーション形式」「インナー形式」「プレス形式」の3つに分けられます。

それぞれ対象者や目的が異なるため、PRイベントを企画する際は、達成したい目的に適した形式を選ぶことが重要です。

種類	主な目的	具体例
セールスプロモーション形式	商品・サービスの認知拡大や販売促進	新商品体験会、サンプリングイベント、展示・実演イベント
インナー形式	社内の情報共有や従業員のモチベーション向上、一体感の醸成	社内表彰式、周年イベント、キックオフイベント
プレス形式	メディアへの情報発信やパブリシティの獲得	新商品発表会、記者発表会、メディア向け体験会

ここからは、それぞれのPRイベントの特徴について詳しく解説します。

セールスプロモーション形式

セールスプロモーション形式のPRイベントとは、自社のサービスや商品をアピールし、ユーザーの購買意欲を引き出すためのイベントです。

 

ユーザーに対してダイレクトに価値や強みなどを伝えられ、イベントの例として商品プロモーションや販売イベント、法人向け商談会やオンライン展示会などが挙げられます。

インナー形式

インナー形式のPRイベントとは、企業が社員などの関係者に向けて開催するイベントです。

 

社内コミュニケーションの活性化やエンゲージメントの向上などの目的で実施され、代表例としては入社式や表彰イベント、株主総会や企業説明会などが挙げられます。

プレス形式

プレス形式のPRイベントとは、ユーザーやメディアなどに向けて情報を発信するイベントです。

 

メディアへの露出機会の獲得やメディア関係者からの認知度向上を図ることができ、記者会見や新商品発表会、上場会見などがプレス形式に該当します。

【開催までの流れ1】PRイベントを企画する

 

PRイベントを開催するにあたり、まずは以下3つの項目をふまえて内容を企画していきます。

 

• 目的をはっきりさせる
• アイディアを捻出する
• 1つのアイディアに決定する

 

こちらでは、PRイベントを企画する際の項目についてご説明します。

 

また、下記の記事でイベントの企画・運営の仕事内容について詳しく解説しているのでご覧ください。

イベント企画・運営の仕事内容と任せる会社の選び方

目的をはっきりさせる

まずは、PRイベントの開催目的を明確にしましょう。

 

目的を1つに絞ることで、方向性がぶれることなく効果的なイベントを開催することができます。

 

自社の現状をしっかりと整理し、何をゴールにすれば自社にとってプラスに働くのかを今一度検討してみてください。

アイディアを捻出する

先ほど明確にした目的を達成するため、PRイベントのアイディアを複数出していきます。

 

ターゲットとなる参加者像をイメージし、どんな内容であればイベントの成功につながるのかを考えていきましょう。

 

【PRイベントのアイディア例】

 

• フォトジェニックなスポットで彩られたイベント
• 体験型アクティビティイベント
• 音楽イベント
• ゲスト講演の企画イベント
• ゲームやクイズ形式のイベント

1つのアイディアに決定する

PRイベントのアイディアを複数捻出したら、その中から目的の達成に見合ったアイディアを1つ選びましょう。

 

アイディアを絞り込むときは、目的達成ができるかはもちろん、自社ならではのオリジナリティ溢れるる内容になるかどうかも検討します。

 

「もし私が参加者だったら」と考えながら、価値のあるアイディアを選んでください。

【開催までの流れ2】PRイベントのスケジュールを策定する

PRイベントの企画が決定したら、スケジュールを策定するために以下2つの項目を決定します。

 

• 日程を決める
• 会場を決める

 

効果的なスケジュールを検討し、PRイベントの成功につなげていきましょう。

日程を決める

PRイベントの日程は、ユーザーが集まりやすいかどうかを考慮して決定しましょう。

 

ユーザーの勤務形態・趣味などを考慮する他、休日・祝日や特定の行事もリサーチしてみてください。

 

また、競合イベントの日程と重なってしまうと期待通りの集客につながらないので、市場調査も忘れずに行いましょう。

会場を決める

PRイベントの会場選びは、顧客満足度の向上に直結するポイントです。

 

交通の便や、設備の確認など、ユーザーが心地良くPRイベントに参加できる環境かどうかを入念に確認しましょう。

 

ユーザーの視点で、会場へのアクセスや受付の流れなどを確認すると、より良い会場のイメージがつきやすくなります。

【開催までの流れ3】PRイベントを宣伝する

PRイベントのスケジュール策定後、以下2つの項目をもとに宣伝を行います。

 

• ターゲットにアプローチできる宣伝方法を選ぶ
• ベネフィットを明確に告知する

 

効果的な宣伝を実施しなければ集客が見込めなくなるので、ぜひ参考にしてみてください。

ターゲットにアプローチできる宣伝方法を選ぶ

PRイベントの宣伝は、ターゲットにリーチしやすい方法を選ばなければ、効果的な集客につながりません。

 

年齢・性別・職種・家族構成・趣味などを想定したペルソナを設定し、その人物像に向けて効率的に届けられる集客方法を選んでみてください。

 

「宣伝費用が安いから」「他社も同じ宣伝方法で成功していたから」などの理由で宣伝方法を選ぶと、大きな失敗につながってしまう可能性があるので注意しましょう。

ベネフィットを明確に告知する

PRイベントの宣伝では、ベネフィットを明確に伝えることが重要です。

 

「イベントに参加することで参加者にどのような利益があるのか」を事前に洗い出し、その利益を全面的に押し出した形で宣伝すると良い反応が得られるでしょう。

【開催までの流れ4】PRイベント実施に向けた準備をする

PRイベントの宣伝と並行しながら、以下2つの項目を意識して準備を進めていきます。

 

• 備品を用意する
• イベント運営マニュアルを作成する

 

念入りな準備は、PRイベントの効果を最大限高めることにつながります。

備品を用意する

PRイベントで用意する備品は、漏れがないようにリストアップしておきましょう。

 

下記のPRイベントの備品例を参考にしてみてください。

 

【PRイベントの備品例】

 

• 配布物（カタログやパンフレットなど）
• アンケート用紙
• 筆記用具
• 回収ボックス
• 接客応対用の飲食物
• 設備系の備品
• デジタル機器系の備品
• 装飾系の備品
• ノートパソコン
• スマートフォン
• モバイルルーター
• 演台
• マイク
• スピーカー
• アンプ
• プロジェクター　など

イベント運営マニュアルを作成する

プログラムの詳細や各部門の役割、緊急時対応などが記載された「イベント運営マニュアル」を作成しましょう。

 

イベント運営マニュアルを作成することで、関係者がイベントの全体像を掴みやすくなり、各スタッフの配置や動きを把握したうえで、効果的に運営できます。

【開催までの流れ5】PRイベントを開催する

PRイベントの準備が終了したら、以下3つの項目を意識しながら当日の運営を行います。

 

• 余裕をもって設営を行う
• マニュアルをもとに進行する
• 速やかに撤収する

 

事前にPRイベント当日に実施するべきことを把握しておき、スムーズな運営を目指しましょう。

余裕をもって設営を行う

PRイベント当日は、時間に余裕をもって設営を進めます。

 

設営の不手際は参加者の不信感につながるため、丁寧に作業していきましょう。

 

事前に作成した運営マニュアルを確認しながら、スタッフ全員で連携して進めていくことがポイントです。

マニュアルをもとに進行する

PRイベントの開催時刻を迎えたら、運営マニュアルをもとに進行していきます。

 

万が一トラブルが起きた際は、慌てず運営マニュアルに記載されている緊急時対応を参考にしながら、臨機応変に対処していきましょう。

速やかに撤収する

PRイベントが終了した後は、速やかに撤収を行います。

 

会場の利用終了時間に間に合うように、手際よく作業を進めていきましょう。

 

備品などを運び終えた後は、ゴミや忘れ物がないかも必ずチェックしてください。

【開催までの流れ6】PRイベントを振り返る

PRイベント終了後は、以下2つの項目をふまえ振り返りを行っていきます。

 

• お礼のメールを送る
• イベントの成果と課題を話し合う

 

PRイベントの振り返りは今後のイベント成功に直結するステップなので、大切に取り組んでください。

お礼のメールを送る

PRイベント後、お礼メールを送ることで参加者満足度を高めることができます。

 

来場や掲載などのお礼を伝えるのはもちろん、イベント内容や紹介した商品・サービスの簡単なリマインドを記載するのも良いでしょう。

イベントの成果と課題を話し合う

PRイベントの開催後は、当日の成果と課題を話し合うことで、今後のよりよいPRイベント開催につなげることができます。

 

また、洗い出した意見はそのままにするのではなく、実際に改善方法まで話し合い、次回のイベント開催に向けて質を高めていきましょう。

PRイベントを成功させるポイント

PRイベントを成功させるには、イベントを開催すること自体を目的にせず、認知拡大や商品理解、メディア露出など、目的に沿って企画・運営することが重要です。

ここでは、PRイベントを成功につなげるために押さえておきたいポイントを紹介します。

目的とターゲットに合った企画にする

PRイベントでは、目的とターゲットを明確にしたうえで企画内容を決めることが重要です。

たとえば、新商品の認知拡大が目的なら商品の魅力を体験できる企画、メディア露出が目的ならニュース性のある発表や演出など、目的によって適した内容は異なります。

ターゲットの興味や行動も踏まえ、「誰に何を伝え、どのような反応や行動につなげたいのか」から企画を考えましょう。

参加者が発信したくなる体験を設計する

SNSによる情報拡散を狙う場合は、参加者が自発的に発信したくなる体験を用意することもポイントです。

フォトスポットを設置するだけでなく、商品を実際に試せる体験や、そのイベントならではの演出など、写真や動画で人に伝えたくなる要素を企画に取り入れます。

また、イベント専用のハッシュタグや撮影しやすい場所を用意しておくと、SNSへの投稿を促しやすくなります。

当日のトラブルを想定して準備する

PRイベントでは、受付の混雑や進行の遅れ、機材トラブル、スタッフ間の連携不足など、さまざまな問題が発生する可能性があります。

トラブルが起きた際の対応方法や責任者を事前に決め、スタッフ間で共有しておきましょう。

特に多くの来場者やメディアを招く場合は、通常の進行だけでなく、想定外の事態が発生した場合の対応まで決めておくことがスムーズな運営につながります。

開催後まで含めてPR施策を設計する

PRイベントの効果を高めるには、開催当日だけでなく、開催前後を含めて情報発信を設計することが重要です。

開催前はWebサイトやSNSなどでイベント情報を発信し、当日は写真や動画などの素材を収集します。開催後はイベントレポートやSNS投稿などに活用することで、イベント終了後も継続して情報を届けられます。

また、メディア掲載数やSNSでの反応、参加者アンケートなどを確認し、設定したKPIと照らし合わせて効果を振り返ることで、次回のPR施策の改善にもつなげられます。

ワンコンシストのイベント企画・運営事例

ワンコンシストでは、PR・プロモーションを目的としたイベントの企画提案から制作、スタッフ手配、当日の運営まで幅広く支援しています。

ここでは、ワンコンシストが携わったイベントの事例を紹介します。

ユーミーらいふ秋の大感謝祭

株式会社ユーミーホールディングス様が、オーナー様やお取引先様、ご入居者様とそのご家族を招待し、新江ノ島水族館を貸し切って開催したイベントです。

ワンコンシストでは、約半年間にわたりコンテンツの企画から当日の運営までをワンストップで支援しました。水族館内を周遊するビンゴやワークショップなどの企画をはじめ、運営マニュアル・ポスターの制作、備品の搬入・搬出、当日運営まで対応しています。

事前に運営計画や導線を整えたことで、混雑する場面でも大きな問題なくイベントを実施。クライアント様からも、スムーズな進行と参加者の満足度について評価をいただきました。

ユーミーらいふ秋の大感謝祭の事例詳細はこちら

BtoB展示会ブース運営

東京ビッグサイトで開催されたビジネス関係者向け展示会「総務・人事・経理Week」において、出展企業のブース運営をサポートした事例です。

ワンコンシストでは、ブースの雰囲気やターゲット層、求める人物像を踏まえてキャストを選定。当日は商材への理解を深めたうえで、来場者への声かけやブースへの誘引、担当者への引き継ぎなどを行いました。

3日間を通して大きなトラブルなく運営を完了し、クライアント様からも成果につながったとの評価をいただいています。

BtoB展示会ブース運営事例詳細はこちら

PRイベント企画に関するよくある質問

PRイベントの企画段階から相談できますか？

はい。ワンコンシストでは、イベントの目的やターゲット、成果指標の設定など、企画段階から相談できます。

企画・制作だけでなく、必要に応じてスタッフの手配や事前準備、当日の運営までワンストップで対応可能です。社内にイベント企画や運営のノウハウがない場合もご相談ください。

PRイベントの一部の業務だけ依頼できますか？

はい。イベント全体の企画・運営だけでなく、必要な業務に応じた依頼も可能です。

会場設営・撤収、受付・誘導などの運営スタッフの手配、事務局運営、アンケートの作成・集計など、イベントに必要なさまざまな業務に対応しています。

開催直前でもスタッフを手配できますか？

基本的な発注期限は、イベント開催の3週間前です。

ただし、発注期限を過ぎた場合や急な増員についても、状況に応じて相談できます。依頼時期によっては特急料金が発生する場合があるため、開催日が決まった段階で早めに相談することをおすすめします。

東京以外のPRイベントにも対応できますか？

はい。東京本社・大阪支社・名古屋支社の3拠点を中心に、主要都市だけでなく地方都市で開催するイベントにも対応しています。

大規模イベントや複数地域を巡回するイベントの運営実績もあるため、東京以外でPRイベントを予定している場合も相談可能です。

外国人向けのPRイベントにも対応できますか？

はい。英語・中国語をはじめ、複数言語に対応できる登録キャストを手配できます。

日常会話からビジネスレベルまでさまざまなスキルのキャストが登録しているため、外国人来場者への受付・案内など、イベントの内容に合わせた人材の相談が可能です。

PRイベントの企画から現場納品まで「ワンコンシスト」にお任せください

今回は、PRイベントの概要や特徴、PRイベントの企画から開催までの流れ6ステップについてご紹介しました。

 

商品やサービス、企業自体の宣伝が見込めるPRイベントですが、正しい手順で進めていかなければ効果は半減するので、不安を抱えている方はプロに相談するのもおすすめです。

 

私たち「ワンコンシスト」は、経験豊富な弊社社員や経験豊富なチーフキャストが管理者となり、PRイベント企画から現場納品まで全てのご対応をお任せいただけます。

 

20年の信頼と実績をふまえ、貴社のイベントにかける思いを達成するために全力でお手伝いいたしますので、PRイベントでお悩みの方はお気軽にご相談ください。

 

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