イベント企画と運営の違いは？仕事内容・流れや成功のコツ、事例を紹介

イベント企画と運営の違いは、企画が「何を・どのように行うか」を計画する段階であるのに対し、運営はその計画をもとに準備・実行する段階であるという点です。

 

イベントを成功させるには、企画と運営それぞれの仕事内容を把握したうえで、目的の設定から当日の運営、開催後の振り返りまでを一連の流れとして進めることが重要です。

 

本記事では、イベント企画・運営の具体的な仕事内容をはじめ、企画から運営までの基本的な流れ、成功させるためのポイント、依頼先の選び方、実際の事例までを詳しく解説します。

イベント企画と運営の違い

イベントの開催には、大きく分けて「企画」と「運営」の2つのステップがあり、どちらも欠かせない重要なプロセスです。

 

まず企画とは、イベントの目的やターゲットを明確にし、「何を・どのように行うか」を構想・計画する段階です。一方の運営は、その計画をもとに、具体的な準備や当日の進行管理などを行う実行フェーズです。

 

この2つは相互に深く関わっており、成功させるにはそれぞれに異なる視点と専門性が求められます。特に企画段階では、目標設定やターゲットの明確化を丁寧に行い、それに沿った実施プランを練ることが重要です。

 

そして運営では、そのプランに基づいて、スムーズな準備と現場対応を進めていく必要があります。

 

	イベント企画	イベント運営
位置づけ	イベント開催の計画段階	イベント開催の実行段階
主な役割	目的・ターゲットを明確にし、「何を・どう行うか」を構想・計画する	企画内容に基づき、準備や当日の進行管理を行う
主な業務内容	目標設定、ターゲット設定、企画立案、実施プラン作成	会場準備、進行管理、現場対応、トラブル対応
求められる視点	戦略性・設計力・企画力	実行力・調整力・現場対応力
成功のポイント	目的とターゲットを明確にし、実現可能なプランを立てる	企画に沿って、スムーズな準備と柔軟な対応を行う

イベント企画から運営までの基本的な流れ

イベント企画・運営は、目的やターゲットの設定から始まり、企画・準備、当日の運営、開催後の振り返りまで一連の流れで進めます。

 

ここでは、イベント企画から運営までの基本的な流れを紹介します。

目的・ターゲットを決める

まずは、イベントを開催する目的と、参加してほしいターゲットを明確にします。

 

目的とターゲットを具体化することで、その後の企画内容や集客方法を決めやすくなります。

企画内容・予算を決める

目的やターゲットに合わせて、イベントのテーマやプログラムなどを決めます。

 

あわせて、会場費や人件費、設備費、広告費などを踏まえて予算を設定します。

日時・会場・運営体制を決める

ターゲットが参加しやすい日時を設定し、規模や内容に合った会場を選びます。

 

また、受付や誘導、進行、音響・照明など、当日の役割分担や運営体制も決めておきます。

集客・告知と開催準備を進める

WebサイトやSNS、メール、広告などを活用してイベントを告知し、参加者を集めます。

 

並行して、会場設営や備品、進行台本、運営マニュアルなどの準備も進めます。

イベント当日の運営・進行を行う

当日は、受付や誘導、司会進行、音響・照明、タイムスケジュールの管理などを行います。

 

予定どおり進行しながら、トラブルや急な変更にも対応できる体制を整えておくことが重要です。

撤収・アンケート・効果測定を行う

イベント終了後は会場を撤収し、アンケートや参加者数などをもとに成果を確認します。

 

企画時に設定した目的やKPIを振り返り、改善点を次回のイベントに活かします。

イベント企画の仕事内容

イベント企画の仕事内容は、大きく分けて以下7つです。

 

• イベントの目的やターゲットの決定
• イベント企画書の作成
• イベント内容の決定
• 日時・会場の決定
• 集客のための宣伝・告知
• 開催に向けた制作や準備
• イベント運営マニュアルを作成する

 

上記7つの仕事内容についてご紹介していきます。

イベントの目的やターゲットの決定

まずは、イベントの目的やターゲットを決定しましょう。

 

イベントの目的は1つに絞り込むことで、企画を進めていく際も芯がぶれず、目的に沿った効果的な内容を打ち出せます。

 

さらに、目的を達成するためのイベントに参加してほしいターゲットを、「属性（性別や住んでいる場所など）」「興味やニーズ」「習慣」などで明確にしてみてください。

 

参加してもらいたいターゲットをはっきりさせれば、より刺さるイベントを企画することができ、目的達成に近づくでしょう。

イベント企画書の作成

イベントの目的やターゲットを決めたら、イベント企画書を作成します。

 

イベント企画書は、イベント内容や意義に関して、スタッフみんなで認識を合わせるために作ります。

 

イベントの目的や開催概要、集客プランや予算などはもちろん、想定されるリスクを洗い出し、対策を記載しておくことも大切です。

イベント内容の決定

イベント内容は、目的やターゲットに合わせて決めていきます。

 

ついつい、あれもこれもと様々なコンテンツを盛り込みたくなるものですが、豊富なバリエーションはかえってターゲットに関心を持たれなかったり、期待している行動をしてもらえなかったりします。

 

ターゲットの視点に立ち、目的につなげるにはどのようなイベント内容が適切かを考えてみてください。

日時・会場の決定

イベント内容を決めた後は、日時と会場を決定します。

 

日時は、ターゲットが参加しやすいかどうかをベースに考え、終了時刻に関してはターゲットのその後の予定に差し支えないように設定しましょう。

 

イベント会場は、アクセスや立地、キャパシティや電波状況、会場を利用する際のルールなどを踏まえ、イメージ通りのイベントが開催できるかどうかで検討してみてください。

集客のための宣伝・告知

イベントの参加者を集めるために、効果的な宣伝や告知を行いましょう。

 

ターゲットに響くチャネルを使い、ニーズを意識しながら他のイベントにはない特徴やメリットを伝えてみてください。

 

また、集客内容や、ターゲットにわかりやすいかどうかもチェックしてみましょう。

開催に向けた制作や準備

イベント開催に向け、制作と準備も滞りなく行います。

 

必要な備品や配布資料などをリストアップし、レンタルや作成をしていきましょう。

 

また、自社スタッフのみでイベント開催が難しい場合は、イベント企画運営会社などに当日の運営スタッフを代行してもらうことを検討してみてください。

イベント運営マニュアルを作成する

イベント運営マニュアルを作成し、「イベントの全体像や目的」「各スタッフの役割」「各スタッフの配置や動き」などを共有し、効率的な運営につなげましょう。

 

イベント運営マニュアルに記載すべきポイントを以下にご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

 

• 概要
• 体制図
• タイムテーブル
• 会場見取り図
• 掲出物の置き場所
• スタッフ配置図
• 持ち場ごとの作業フローや作業内容
• 配布物のリスト
• 備品リスト
• スタッフの注意事項
• 緊急時対応

 

イベント運営の役割分担について、下記の記事で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。
イベント運営の役割分担は？準備・当日・事後対応まで徹底解説

イベント運営の仕事内容

イベント運営の仕事内容は、以下の通りです。

 

• 会場の設営
• イベントのリハーサル
• イベント当日の進行管理
• 司会進行
• 音響や照明
• ステージ転換
• 参加者の誘導
• 参加者の受付
• アンケート調査
• 会場内のトラブル対応
• イベント会場の撮影
• 会場の撤去作業

 

もしかすると多いように感じている方もいるかもしれませんが、それぞれわかりやすく解説しますので、ぜひチェックしてみてください。

会場の設営

イベント会場の設営をする際は、設営関連業務を管理するリーダーを選定し、作業のモレを防ぎます。

 

搬入時の荷下ろしや荷物の運搬、椅子や机のセッティングなど、多くの作業を限られた時間で完了しなければいけないので、自社スタッフだけで対応が難しい場合は派遣の手配も検討してみましょう。

イベントのリハーサル

イベント本番の前に、リハーサルをすることも大切です。

 

しっかり準備をしていたとしても、最終チェックとして当日のタイムスケジュールやプログラムの内容、スタッフの動きや音響などを確認しましょう。

イベント当日の進行管理

事前に用意しておいたイベント当日の進行管理リストをもとに、進行を進めていきます。

 

スタッフの作業や担当時間が予定通りに進むとは限らないので、あらかじめ余裕を持ったリストを作っておき、時間が押した場合の対策方法も考えておくと安心です。

司会進行

司会は、台本をもとにスムーズなイベント進行をしていきます。

 

求められる役割は、「ディスカッションの場合は中立な立場で登壇者と参加者をつなぐ」「セミナーの場合は会場を和やかに盛り上げる」など様々なので、イベントごとに適した進行を行いましょう。

音響や照明

音響や照明は、会場全体に音やスピーチを届けたり、雰囲気作りやプログラムの演出をしたりなどでイベントに欠かせない仕事といえます。

 

社内でリソースがない場合、専門的な機材操作はプロの業者に頼んだ方が良いでしょう。

ステージ転換

ステージ転換といわれる、ステージ上の物の入れ替えも、イベントを成功させるための重要な仕事です。

 

「ステージ上のものをどこに捌けるのか」「次のものをどこからどこに設置するか」など、進行に差し支えないように転換する必要があります。

参加者の誘導

参加者を受付や会場内部に誘導する仕事も必要です。

 

参加者と直接接する仕事だからこそ、単に目的の場所へ案内するだけではなく、誘導とは直接関係ない質問を受けることもあるので、柔軟な対応やコミュニケーション能力が求められます。

参加者の受付

参加者の受付では、名前を確認したり配布物を渡したりなどの仕事はもちろん、参加者の質問に答えることも求められます。

 

受付は参加者の印象に関わるため、丁寧に対応をしたいところですが、受付に時間がかかり過ぎると、顧客満足度が低下する恐れがあります。丁寧かつ迅速な対応に加えて、参加者数に応じて受付窓口の数も調整が必要です。

アンケート調査

アンケート調査では、ターゲット層や流通経路、客観的な評価が得られるため、次回イベントのさらなる成功につなげるためにもぜひ実施しましょう。

 

設問文は短くわかりやすくし、選択式の設問を増やしたりイベント内に記入時間を設けたりなど、参加者が答えやすいように工夫してみてください。

会場内のトラブル対応

しっかりイベント準備をしていたとしても、時にはトラブルに見舞われることもあります。

 

「設備や機材の故障トラブルはないか」「近隣住民のクレームはないか」など、できるだけ事前にトラブルと対応策を想定しておきましょう。

 

予想外のトラブルが起きたときも、慌てずに参加者とスタッフの安全を第一に行動することが必要です。

イベント会場の撮影

広報や次回イベントの参考にできる会場撮影は、事前に参加者やスタッフの事前許可をとりましょう。

 

許可がもらえたら、中心となる主役スピーカーや講師の写真、会場の雰囲気、当日の流れがわかるような写真を撮影してみてください。

会場の撤去作業

イベントが終了したら、会場の撤去作業を行います。

 

会場の利用時間を超えないように、十分な人数のスタッフで、安全かつ速やかに作業を進めていきましょう。

 

下記の記事では、イベント運営スタッフの仕事内容について詳しく解説しているので是非参考にして下さい。
イベント運営スタッフの仕事内容と派遣登録方法を解説

イベントを成功させるための企画・運営の7つのポイント

イベントを成功に導くには、企画内容だけでなく、準備や運営体制まで含めて計画することが重要です。ここでは、企画・運営を成功させるためのポイントを紹介します。

イベントの実施目的を明確にする

「なぜイベントを開催するのか」「何をもって成功とするのか」を明確にしましょう。

 

リード獲得や問い合わせ増加、ブランド認知向上など目的を具体化することで、企画内容や運営方針を決めやすくなります。

ターゲットに合わせて企画内容を設計する

参加してほしいターゲットのニーズや課題に合わせて、イベント内容を設計することが重要です。

 

参加者に何を感じてもらい、どのような行動につなげたいのかまで考えて企画しましょう。

予算とスケジュールに余裕を持たせる

急な追加費用や準備の遅れに備え、予算とスケジュールには余裕を持たせておきましょう。

 

予備費を確保し、各準備項目の期限を早めに設定しておくと安心です。

イベントタイトルの付け方を工夫する

イベントタイトルは、参加するメリットがひと目で伝わる内容にすることがポイントです。

 

「誰向けなのか」「何が得られるのか」を明確にし、必要に応じて具体的な数字や実績を盛り込みましょう。

スタッフの責任範囲と連絡系統を明確にする

当日の混乱を防ぐため、受付や誘導、進行、音響・照明などの担当者を事前に決めておきましょう。

 

あわせて、トラブル発生時の報告先や指示系統も共有しておくことが重要です。

当日のトラブルに対応するための策を検討しておく

体調不良や災害、機材・回線トラブル、進行の遅れなど、想定される問題への対応策を事前に検討しておきましょう。

 

対応方法や連絡先を運営マニュアルにまとめ、スタッフ全員で共有しておくと安心です。

イベントの企画・運営に長けた専門会社に依頼する

イベントの企画・運営には、多くの準備やスタッフの確保が必要です。

 

社内だけで対応することが難しい場合は、企画から当日の運営まで対応できる専門会社への依頼も検討しましょう。

イベント企画・運営会社を選ぶ際のポイント

イベント企画やイベント運営は、この記事でお話した通り数多くの仕事内容があるので、専門会社に任せる方も多いです。

 

ただ、なんとなくで依頼する会社を選んでしまうと、「こんなはずではなかった」と後悔することもあるので、以下4つのポイントを踏まえて検討してみましょう。

 

• サポート内容をチェックする
• イベントの実績を確認する
• 丁寧な提案をしてもらえる会社を選ぶ
• 対応地域をチェックする

 

こちらからは、イベント企画・運営を任せる会社の選び方4つをご紹介します。

 

サポート内容をチェックする

イベント企画・運営を任せたい会社のサポート内容をチェックしましょう。

 

「企画から運営まで一括して依頼を受けてくれるのか」「予算内で最大のサービスを提供してくれるのか」など、複数の会社を比べながら自社が希望するサポートをしてくれそうな会社を選んでみてください。

イベントの実績を確認する

手掛けてきたイベントの実績を確認するのも大切なポイントです。

 

大小様々なイベント企画や運営を行なってきた会社なら、大切なイベントの依頼も安心して任せますね。

 

加えて、開催したいイベントの趣旨と類似した実績があるかどうかも、会社のHPや問い合わせなどで確認してみましょう。

丁寧な提案をしてもらえる会社を選ぶ

イベントを成功させるには、丁寧な提案をしてもらえる会社を選ぶことも必須でしょう。

 

他のイベントと差別化できるような提案をしてくれるかどうか、コミュニケーションをとりやすいかどうかをチェックしながら、親身に対応してくれる会社を選んでみてください。

対応地域をチェックする

イベントの開催地域によっては対応できない会社もあるので、事前に確認しておくのが良いでしょう。

 

せっかく依頼したい会社が見つかったとしても、対応地域外の場合は再度探さなければいけないので、初めに確認しておくと安心です。

ワンコンシストのイベント企画・運営の事例

社内イベントなどで実際にワンコンシストが企画運営に携わった事例をご紹介します。

ユーミーらいふ秋の大感謝祭

ユーミーらいふ様主催の「秋の大感謝祭」にて、企画立案から当日の運営までをワンストップでサポートしました。

 

会場は夜の新江ノ島水族館を貸し切り、小さなお子様からご年配の方まで幅広く楽しめるコンテンツを展開。

 

館内ビンゴやワークショップ、コラボステージなどを通じて、ご家族やお取引先の皆様に特別な体験を提供しました。

 

綿密な事前計画と現場対応力で、スムーズな進行と高い満足度を実現した事例です。

 

【事例】ユーミーらいふ秋の大感謝祭の詳細はこちら

マイプロジェクトアワード2024　全国Summit

全国から集まった高校生が、実現したいこと/ 変えたいことをテーマにプロジェクトを立ち上げ発表する「マイプロジェクトアワード2024」。

 

弊社は2023年に続き、企画制作部門が中心となってロジ手配からステージ進行、オンライン配信まで幅広くサポートしました。

 

事前準備では約9ヶ月にわたり密に連携し、当日はタイトな設営スケジュールの中でも円滑な進行を実現。

 

参加者の熱意と感動があふれるイベント運営に貢献しました。

 

【事例】マイプロジェクトアワード2024　全国Summitの詳細はこちら

 

ワンコンシストでは、イベントの目的・成果設計から企画立案、プロジェクトの進行支援、当日の運営まで幅広く対応しています。また、イベントスタッフや管理者の手配、会場運営など、現場オペレーションのみの依頼にも対応可能です。

 

企画段階からイベント全体を相談したい場合は、ワンコンシストのイベントプランニングサービスをご覧ください。

 

事務局運営やスタッフ手配、会場運営など、具体的な運営業務を依頼したい場合は、ワンコンシストのイベントオペレーションサービスをご覧ください。

イベント企画・運営に関するよくある質問

ここでは、イベント企画・運営に関するよくある質問をご紹介します。

イベント企画とイベント運営は、どこまで対応範囲が違いますか？

イベント企画は、目的設定やターゲット選定、企画内容の立案など「計画」を中心とした業務を指します。一方、イベント運営は、会場準備や進行管理、当日の現場対応など「実行」を担う業務です。会社によっては、企画から運営まで一括で対応している場合もあります。

イベント企画・運営を外部の会社に依頼するメリットは何ですか？

専門会社に依頼することで、企画の質向上や準備の抜け漏れ防止、当日のトラブル対応などを任せることができます。特に、社内にノウハウや人手が不足している場合でも、安定したイベント運営が実現しやすくなります。

イベント企画・運営の準備は、いつ頃から始めるのが理想ですか？

イベントの規模や内容にもよりますが、一般的には小規模イベントであれば1〜2か月前、大規模イベントや集客を伴うものでは3ヶ月〜1年以上前から準備を始めるのが理想です。早めに準備を進めることで、選択肢の幅が広がります。

オンラインイベントやハイブリッドイベントにも対応できますか？

多くのイベント企画・運営会社では、オンラインイベントやハイブリッドイベントにも対応しています。ただし、配信環境や機材、トラブル対策などが必要になるため、対応実績があるか事前に確認することが重要です。

イベント企画・運営の費用はどのくらいかかりますか？

費用は、イベントの規模、内容、対応範囲によって大きく異なります。企画のみ、運営のみ、企画から運営まで一括など、依頼内容によっても変動するため、まずは目的や要望を整理したうえで見積もりを取ることをおすすめします。

まとめ

イベントを企画、運営するには、いくつもの仕事をこなす必要があります。

 

「自社だけでイベントを開催するのは難しいかも…」と感じた方は、ぜひイベント企画運営会社のワンコンシストにご相談ください。

 

イベント企画制作/運営会社「ワンコンシスト」のサービスはこちら

 

多種多様なイベントの企画・運営を行なってきた経験をもとに、企画から運営まで一括でお任せいただけます。

 

丁寧なヒアリングを行い、ご要望に合わせて柔軟にご対応させていただきますので、イベントに関してお悩みの方はお気軽にお問合せください。

 

ワンコンシストの派遣実績はこちら

 

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