人気IPポップアップイベントの運営体制とサポート内容

本イベントは、世界的人気RPGシリーズの周年を記念した期間限定ポップアップイベントで、展示・体験型コンテンツ・コラボカフェ・限定グッズ販売など、約19コンテンツで構成された大型イベントです。

開催前から高い注目を集め、事前予約制チケットは販売開始直後に完売。会場には作品のファンだけでなく幅広い層の来場者も訪れ、多くのお客様で賑わっています。

弊社は、そのうちコラボカフェと物販を除く17コンテンツを担当しました。

2フロアにわたる会場では、各エリアの混雑状況や来場者導線をリアルタイムで把握しながら、安全かつ快適にイベントを楽しんでいただくための運営体制が求められました。

また、学生の夏休み期間を含む約2か月間の長期開催ということもあり、平日・祝休日によって来場者数や混雑状況が大きく変化します。

そのため、日々の来場状況に応じてイベントスタッフ（以下、キャスト）の配置や来場者の導線を柔軟に見直し、安定した運営品質を維持することが重要なポイントとなりました。

イベント運営会社として選ばれた理由

本案件は、以前よりお取引いただいているMICE企業C社様よりご相談いただいた案件です。

過去にご一緒したイベントでの運営品質や管理体制をご評価いただいたことをきっかけに、ご依頼をいただきました。

当日のオペレーションだけではなく、キャスト研修やキャスト管理、トラブル発生時の対応なども行っています。

弊社がこれまで培ってきたイベント運営のノウハウを活かし、長期開催でも品質を維持できる体制をご提案したことで、本プロジェクトをお任せいただくこととなりました。

さらに、本イベントは東京開催後に他エリアでの展開も予定されており、次回開催を見据えた運営ノウハウの蓄積・共有まで含めたサポートを実施しています。

約20~30名体制(18ポジション)によるイベント運営・来場者導線管理

本イベントでは、一日当たりディレクター2名、運営キャスト約23名体制で日々の運営を実施しています。

特に開催初週は、現場オペレーションの定着がイベント全体の品質を左右する重要な期間です。

そこで弊社では、立ち上げ1週間は現場専門部署の社員3名が終日常駐し、キャストフォローや運営改善を実施しました。

運営開始後は、お客様の滞留状況や待機列の長さ、キャスト配置などを常に確認しながら、状況に応じて人員配置や導線を柔軟に調整しています。

3フロアという広い会場でもスムーズな情報共有ができるよう、トランシーバーを活用し、各エリア責任者とのリアルタイムな連携体制の構築を意識しています。

突発的な混雑やイレギュラー対応が発生した際にも迅速に判断・共有を行い、大きなトラブルなく運営を継続しています。

長期イベントは「立ち上がり」の品質が成功を左右する

長期開催のイベントでは、初日から数日間の運営品質が、その後の評価を大きく左右します。

オープン直後は来場者が集中しやすく、導線設計や待機列管理、キャスト間の連携が十分でない場合、混雑やご案内の遅れなど、さまざまなトラブルにつながる可能性があります。

さらに、立ち上がりで発生した課題は来場者の口コミやSNSを通じて拡散されやすく、イベント全体の印象や顧客満足度にも影響を及ぼしかねません。

そのため、初動のオペレーションをいかに安定させるかが、長期イベント成功の重要なポイントとなります。

ワンコンシストでは、これまで数多くのイベント運営で培ったノウハウを活かし、立ち上げ段階から現場の状況を見極めながら運営フローを最適化しています。

トラブルを未然に防ぎ、イベント期間を通して安定した運営品質を維持することで、お客様のブランド価値向上をサポートしています。

幅広い運営業務を一気通貫で対応

本イベントでは、受付や来場者案内だけではなく、イベント運営全体を支える幅広い業務を担当しました。

【主なサポート内容】

・オープン・クローズ準備
・スタッフオリエンテーション
・管理者派遣
・キャスト勤怠管理・欠員対応
・待機列形成・来場者誘導
・各コンテンツ運営
・備品・運営資材管理

長期開催のイベントでは、初日だけでなく、開催期間を通じて一定の運営品質を維持することが重要です。

キャストの入れ替わりや来場者数の変化、天候や周辺施設の状況など、日々異なる条件の中でも安定した運営を実現するため、毎日の振り返りを通じて改善点を翌日のオペレーションへ反映しています。
こうした継続的な改善活動(PDCA)により、イベント期間を通して安定したサービス品質を提供できる体制を構築しています。

他エリア開催も見据えたイベント運営体制

本案件においては、「東京会場を成功させること」だけでなく、「その後の開催も見据えた体制づくり」を進めています。
現場で蓄積した運営ノウハウや改善点を整理し共有することで、開催地域や会場が変わっても再現性のある運営を実現し、クライアントのブランド価値を守りながら、来場者満足度の向上につなげることが可能です。

イベント終了後まで伴走するパートナー

弊社では、キャストの手配だけでなく、現場運営・管理体制の構築・改善提案まで一貫してサポートしています。

イベントの規模やジャンルを問わず、「安全」「円滑」「高品質」な運営を実現するために、お客様の想いに寄り添いながら最適な運営体制をご提案いたします。

今後も伴走パートナーとして、一つひとつの現場に真摯に向き合い、多くの人の心に残るイベントづくりに貢献してまいります。
ポップアップイベントや展示イベント、IPコンテンツイベントなど、長期開催のイベント運営をご検討中の方は、お気軽にご相談ください。

ワンコンシストでは、キャスト手配から現場管理、運営改善までワンストップでサポートいたします。

【関連記事】
・IPコラボイベント運営の実績(名古屋)

・約6ヶ月間開催されたイベントスタッフ(キャスト)手配の実績(大阪)

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よくある質問

Q.イベント運営はどこまで依頼できますか？
A.イベントスタッフ(キャスト)手配だけでなく、管理者の派遣、来場者誘導、列形成、備品管理、運営改善など一括対応が可能です。
現場責任者の配置や進行管理、関係各所との連携など、イベント当日のディレクションもお任せください。

Q.長期開催のイベント運営にも対応していますか？
A.数週間〜数か月にわたるイベント運営実績があります。

Q.地方開催のイベント運営にも対応していますか？
A.東京都内だけでなく地方開催の全国イベントにも対応しています。
　まずはお気軽にご相談ください。

Q. 商業施設でのイベント運営にも対応していますか？
A. 商業施設のルールや営業時間に合わせた運営体制を構築し、来場者導線や安全管理を考慮した運営が可能です。

Q. イベントスタッフは何名から手配できますか？
A. 小規模イベントから大型イベントまで、必要人数や開催規模に応じて柔軟に対応いたします。