イベント業務をアウトソーシングするメリットは？費用・注意点・事例を解説

「どんなイベント業務をアウトソーシングできるの？」「アウトソーシングするメリットってなに？」という疑問を持つ方は多いでしょう。

 

イベント業務をアウトソーシングする主なメリットは、専門会社のノウハウを活用できること、準備や当日運営を効率化できること、社内担当者の負担を軽減できることです。

 

一方で、イベントの規模や依頼範囲によって費用が異なるほか、委託先の実績や対応範囲、見積もり内容などを事前に確認する必要があります。

 

この記事では、イベント業務をアウトソーシングするメリットをはじめ、費用、注意点、実際の事例について詳しく解説します。イベント業務の外注を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

イベント業務はアウトソーシングできる

イベント業務は、企画や事前準備、事務局業務、会場設営、当日運営、撤収・事後対応など、一部または全部をアウトソーシングできます。

 

「当日の運営だけ依頼したい」「企画から運営までまとめて任せたい」など、自社の体制やイベントの規模に応じて依頼範囲を調整することも可能です。

 

イベント業務を外部の専門会社へ任せることで、社内担当者の負担を軽減しながら、効率的に準備・運営を進められます。

イベント業務のアウトソーシングとは

イベント業務のアウトソーシングとは、イベントに関わる業務を外部の専門会社へ委託することです。

 

イベントでは、会場や関係会社との調整、参加者対応、スタッフ管理など、多くの業務が発生します。こうした業務を専門会社へ任せることで、自社だけでは不足しやすい人員やノウハウを補うことができます。

 

なお、アウトソーシングできる具体的な業務については、次の「アウトソーシング可能なイベント業務の種類」で詳しく解説します。

アウトソーシング可能なイベント業務の種類

アウトソーシング可能なイベント業務は、大きく「ノンコア業務」と「コア業務」に分けられます。

 

• ノンコア業務：受付や誘導、会場準備など、イベント運営を支える実務的・補助的な業務
• コア業務：イベントの目的設定や企画、プログラム設計など、イベントの成果に大きく関わる業務

 

一般的にアウトソーシングしやすいのはノンコア業務ですが、イベント会社によっては、企画や会場選定、運営計画などのコア業務までサポートしてもらうことが可能です。

 

また、イベント業務では、企画・事前準備・事務局運営・会場設営・当日運営・撤収・アンケート集計など、開催前から終了後まで幅広い業務をアウトソーシングできます。

 

ここからは、ノンコア業務とコア業務に分けて、具体的にどのようなイベント業務をアウトソーシングできるのか解説します。

アウトソーシングしやすい「ノンコア業務」

アウトソーシングしやすいノンコア業務には、以下のようなものがあります。

 

• 会場準備・設営
• 来場者受付
• チケットもぎり
• 会場内の案内・誘導
• セキュリティチェック
• ごみ回収
• 体験コーナー運営
• 表彰式の進行
• サンプリング
• 会員獲得
• アンケートの配布・回収・集計
• ワークショップ・プロモーションエリア運営
• 抽選会
• キャラクターショーの進行・運営
• 景品引き換え
• 物販
• 参加者からの問い合わせ対応
• 申込者・参加者リストの管理
• 会場撤収

 

こうした業務は、イベント規模が大きくなるほど必要な人員や作業量が増え、社内担当者だけで対応すると大きな負担になりやすい業務です。

 

ノンコア業務を専門会社へアウトソーシングすることで、必要な人員を確保しやすくなるほか、社内担当者は企画や関係者との調整など、より重要な業務に集中できます。

「コア業務」をサポートできる業者もあり！

イベントのコア業務には、以下のようなものがあります。

 

• イベントの目的・目標の設定
• イベントの企画・コンセプト設計
• プログラム・進行内容の企画
• 会場の選定・手配
• イベント予算の策定
• 出演者・協力会社との調整
• 販売促進・プロモーション施策の企画
• 当日の進行・運営計画の策定

 

コア業務はイベントの成果を左右する重要な業務のため、「自社で行うもの」と考えられがちですが、イベント会社の中には、企画段階からサポートできる会社もあります。

 

たとえば、「イベントを開催したいが具体的な企画が決まっていない」「目的に合った会場やプログラムを提案してほしい」といった場合には、企画・設計から対応できる専門会社へ相談することで、イベント運営のノウハウを活用できます。

 

ただし、対応できる業務範囲は会社によって異なります。ノンコア業務だけを依頼するのか、企画などのコア業務から任せるのかを整理したうえで、希望する範囲に対応できるアウトソーシング会社を選びましょう。

イベント業務をアウトソーシングするメリット

イベント業務をアウトソーシングするメリットは、以下の5つです。

• 1.イベント企画のプロのサポートを受けられる
• 2.効率的なイベント準備が可能
• 3.イベント当日の運営をスムーズに進められる
• 4.イベント会社の外部パートナーも活用できる
• 5.社内担当者の負担を軽減できる

 

こちらでは、上記5つのメリットについて解説していきます。

イベント企画のプロのサポートを受けられる

イベント企画のプロのサポートを受けられるのがメリットの1つです。

 

イベントのプロならではの経験や知識を活かして企画を練ることができるため、イベント成功の鍵である企画をスムーズに進められます。

 

「こういうイベントにしたいという考えはあるけど、具体的な実現方法がわからない…」という方は、企画も任せられる業者に一度相談してみるのがおすすめです。

効率的なイベント準備が可能

イベント開催までの準備は山積みですが、アウトソーシングすることでスケジュールに悩まされず効率的に進めていけます。

 

「イベント開催までの段取りがわからず効率的に進められない」という場合、業者にスケジュール計画を作成してもらうことで、開催に向けてテンポよく準備できるでしょう。

 

また、「最適な会場手配」「演出内容の決定」「進行台本や運営マニュアルの作成」など、自社だけで行うと時間がかかることも、業者のサポートがあれば容易に解決できますよ。

イベント当日の運営をスムーズに進められる

イベント当日の運営をスムーズに進められるというのも、アウトソーシングの大きなメリットです。

 

当日の運営を慌てることなく円滑に進めるためには、業務に必要な人数のスタッフを配置しておかなければいけません。

 

アウトソーシングであれば、担当業務に対応する能力のあるスタッフを大人数でも手配できるため、余裕を持った運営が実現できるのです。

イベント会社の外部パートナーも活用できる

アウトソーシングすれば、イベント会社の外部パートナーのつながりを活用できるため、「イベントでやりたいことを実現しやすい」というメリットもあります。

 

「イベントの構想はあるけど、具体的な実現方法がかわからない」という場合でも、イベント会社や外部パートナーの豊富なノウハウによって解決できるでしょう。

社内担当者の負担を軽減できる

イベント業務をアウトソーシングする大きなメリットの一つが、社内担当者の業務負担を軽減できることです。

 

イベント担当者は通常業務と並行して準備を進めるケースも多く、会場手配や参加者対応、スタッフ管理などまで自社で行うと、大きな負担になりかねません。

 

そこで、事務局運営や会場準備、当日運営などを外部へ委託すれば、社内担当者が対応する業務を減らせます。

 

その結果、イベントの目的や企画内容の検討、社内外の重要な関係者との調整など、自社で対応すべき業務に集中しやすくなるでしょう。

イベント業務のアウトソーシングにかかる費用

イベント業務のアウトソーシングにかかる費用は一律ではなく、イベントの規模や依頼する業務の範囲によって異なります。

 

また、アウトソーシング会社へ支払う委託費のほか、会場費や機材費、制作費などが必要になる場合があります。

 

ここでは、費用を左右する主な要素と、イベント開催時に発生する主な費用について解説します。

イベントの規模や依頼内容によって費用は異なる

イベント業務のアウトソーシング費用は、主に以下のような条件によって変わります。

 

• イベントの規模・参加人数
• 開催日数・開催時間
• アウトソーシングする業務の範囲
• 必要なスタッフの人数
• 会場の規模・設備
• 音響・照明・映像などの機材
• 装飾や制作物の内容
• 企画・演出の内容

 

一般的には、参加人数が多いイベントや開催期間が長いイベント、依頼する業務範囲が広いイベントほど、必要なスタッフや設備が増えるため費用も高くなる傾向があります。

 

そのため、まずはイベントの目的や規模、自社で対応する業務と外部へ任せる業務を整理したうえで、見積もりを依頼するとよいでしょう。

イベントアウトソーシングで発生する主な費用

イベントをアウトソーシングする際に発生する主な費用は、以下のとおりです。

 

費用項目	主な内容
企画・ディレクション費	イベント企画、運営計画、進行管理など
スタッフ費	受付、誘導、運営スタッフなどの人件費
事務局運営費	申込管理、問い合わせ対応、参加者管理など
会場費	イベント会場や控室などの利用費
会場設営・装飾費	ステージ、受付、展示スペースなどの設営費
機材費	音響、照明、映像、配信機材など
制作費	パンフレット、パネル、映像、ノベルティなど
その他	交通費、宿泊費、運搬費、警備費など

 

必要な費用項目はイベント内容によって異なり、すべての費用が必ず発生するわけではありません。

イベント業務のアウトソーシング事例3選

イベント業務のアウトソーシングでは、当日のスタッフ手配だけでなく、企画・事前準備・事務局運営・会場設営・進行管理など、さまざまな業務を外部へ委託できます。

 

ここでは、イベント企画運営会社「ワンコンシスト」が実際に対応した事例の中から、イベント業務を幅広くアウトソーシングした3つの事例をご紹介します。

マイプロジェクトアワード2024　全国Summit

「マイプロジェクトアワード2024 全国Summit」では、イベント開催前の準備から当日運営、終了後の対応まで幅広い業務をサポートしました。

 

イベント本番まで約9か月にわたり、会場選定・ロケハンをはじめ、運営マニュアルや進行台本、投影スライド、サイン、オープニング映像の制作、備品・ケータリングの手配などを担当しています。

 

当日は、会場設営やスタッフ管理、現場運営、ステージ進行、オンライン配信、会場撤去まで対応。イベント終了後にはアーカイブ動画の確認や振り返りも行いました。

 

このように、イベント業務は当日の運営だけでなく、事前準備から制作、現場運営、事後対応まで一括してアウトソーシングすることも可能です。

 

「マイプロジェクトアワード2024 全国Summit」の実績例を詳しく見る

キッズエンジニア2025

「キッズエンジニア2025」では、イベント開催前の事務局業務から当日の現場運営までをサポートしました。

 

開催約4か月前から準備を進め、事前申込者の管理、問い合わせ対応、参加者の抽選、当落通知、参加券の発送などの事務局業務を担当しています。

 

さらに、会場下見をもとに運営方法や誘導計画を策定し、当日は48名体制で、スタッフ管理、参加者受付、プログラム受付、会場内誘導、インフォメーション対応、アンケート・ノベルティ配布などを行いました。

 

参加者管理や問い合わせ対応などの事務局業務と当日運営をまとめてアウトソーシングすることで、主催者側の準備・運営にかかる負担を軽減しながら、大規模なイベントにも対応できます。

 

「キッズエンジニア2025」の実績例を詳しく見る

ユーミーらいふ秋の大感謝祭

「ユーミーらいふ秋の大感謝祭」では、イベントコンテンツの企画から制作、当日運営までをワンストップでサポートしました。

 

開催まで約半年間にわたり、水族館という会場の特徴を活かしたビンゴやワークショップなどの企画を提案。運営マニュアルの作成やPOP・ポスターのデザイン、コンテンツの準備なども行いました。

 

当日は、備品の搬入・搬出やスタッフへのオリエンテーション、各コンテンツの運営・誘導などを担当しています。

 

イベントの方向性は決まっていても、「具体的なコンテンツを考える人材がいない」「企画から当日運営までまとめて任せたい」といった場合には、企画・制作に対応できるイベント会社へコア業務からアウトソーシングする方法も有効です。

 

「ユーミーらいふ秋の大感謝祭」の実績例を詳しく見る

 

イベント業務は、必要なスタッフの手配だけでなく、企画・事務局運営・会場設営・当日運営など、目的や自社の体制に応じて必要な範囲をアウトソーシングできます。

 

企画段階からイベント全体を相談したい場合は、ワンコンシストのイベントプランニングサービスをご覧ください。

 

事務局運営やスタッフ手配、会場運営など具体的な業務を依頼したい場合は、ワンコンシストのイベントオペレーションサービスをご覧ください。

 

ワンコンシストのイベント業務ご依頼例の一覧はこちら

イベント業務をアウトソーシングするときの注意点

イベント業務をアウトソーシングするときの注意点は、以下の4つです。

 

1. 1.依頼したい業務に対応できるか確認する
2. 2.経験豊富な業者かどうかチェックする
3. 3.見積り内容をしっかり説明してもらう
4. 4.悪徳なアウトソーシング会社に注意する

 

こちらでは、上記4つについて解説していきます。

依頼したい業務に対応できるか確認する

イベント業務をアウトソーシングする際は、依頼したい業務に対応できるか確認しましょう。

 

この記事でご紹介したノンコア業務の対応ができない業者があるうえ、企画などのコア業務に関しては対応できないことも多いので、事前に確認が必要です。

 

対応できる業務に関しては、ホームページの「サービス紹介」を見るか、問い合わせをしてみるのがおすすめですよ。

経験豊富な業者かどうかチェックする

経験豊富な業者かどうかチェックするのも大切です。

 

イベントを成功に導くためにも、アウトソーシングする業者がどれくらいノウハウを持っているかが重要だからです。

 

豊富な知見を持つ業者に企画や運営を任せるためにも、ホームページに記載がある年数や事例をチェックしてみましょう。

見積り内容をしっかり説明してもらう

イベント業務をアウトソーシングする際は、見積り内容をしっかり説明してもらいましょう。

 

イベント業界の見積りは、慣れていないとどんな費用かわからない場合もあるので、1つずつ丁寧に説明してもらい、なぜそこに費用がかかるかを把握するのが一押しです。

 

事前に見積り項目をきちんと把握しておくことで、「あの時もっと詳しく聞いておけば良かった」と後悔せずに、イベント計画に集中できるでしょう。

悪徳なアウトソーシング会社に注意する

悪徳なアウトソーシング会社に注意するのもポイントの1つです。

 

見積りを取ったときに「費用が高すぎる」という場合は警戒すべきですが、「見積りが安すぎる」という場合も、後々大きな追加費用が発生するケースがあるので注意が必要です。

 

追加費用が発生するかどうか知るためにも、見積書だけでなく契約書もしっかり確認しましょう。

イベント業務のアウトソーシングなら「ワンコンシスト」がおすすめ！

イベント業務のアウトソーシングなら「ワンコンシスト」がおすすめです。

 

ワンコンシストには以下3つのような特徴があり、「イベント業務の負担を減らしたいが、成功させたい！」という方にぴったりです。

 

1.企画から当日運営まで全てを任せられる

2.業務に最適なスタッフを派遣できる

3.大規模イベントのアウトソーシングも対応可能

 

こちらでは、上記3つの特徴を解説していきます。

企画から当日運営まで全てを任せられる

イベントの企画から当日運営まで全てを任せられるのが、ワンコンシストの大きな特徴です。

 

会場準備や来場者受付などのノンコア業務はもちろんのこと、イベント業界で培ってきた経験や知識から企画も任せていただけます。

 

また、イベント当日のスタッフへの指示管理についても対応いたしますので、ぜひ一度私たちワンコンシストにご相談ください。

業務に最適なスタッフを派遣できる

ワンコンシストなら業務に最適なスタッフを派遣できます。

 

スタッフ一人ひとりのスキルデータを蓄積しているため、イベント業務に合ったスタッフの手配が可能なのです。

 

ワンコンシストではニーズやお悩みに合わせたスタッフ派遣を行っており、リピート依頼率は93％という高い支持をいただいています。

大規模イベントのアウトソーシングも対応可能

小中規模のイベントはもちろんのこと、大規模イベントのアウトソーシング依頼にも対応可能です。

 

大規模イベントでの実績があるうえ、1日あたり最大3,000名ほどのスタッフ派遣も可能なので、規模に関わらずスムーズなイベント運営をお任せいただけます。

 

ワンコンシストの詳しい実績については、こちらのページからもご確認いただけます。

イベント業務のアウトソーシングに関するよくある質問

ここでは、イベント業務のアウトソーシングに関するよくある質問をご紹介します。

問い合わせの段階で企画書を作成してもらえますか？

企画書の作成は、ご発注後に行います。

 

まずはオンラインでご依頼内容を確認し、イベントの目的やターゲット、目指す成果などを整理したうえで、イベント設計や費用感、プランをご提案します。

 

その内容をご確認いただき、ご発注後に具体的な企画書を作成します。

イベント業務のどこまでをサポートしてもらえますか？

ご状況や社内体制に応じて、必要な範囲を柔軟に設定できます。

 

プロの視点からアドバイスする「伴走支援」から、プロジェクトマネジメント、企画立案～実施まで、最適な関わり方をご提案します。

自社にイベント企画・運営のノウハウを蓄積するための支援も受けられますか？

はい。ワンコンシストでは、将来的に自社でイベントを企画・運営できる体制づくりを目指す企業様向けに、「企画伴走プラン」を提供しています。

 

イベントの目的・ターゲット・成果指標の設定をはじめ、タスクやスケジュール、予算の管理、業者選定など、イベント企画・運営に必要なノウハウやツールを提供します。

 

「イベント業務をすべて任せるのではなく、自社にもノウハウを蓄積したい」という場合にも活用できます。

イベントの当日運営業務を、まとめてアウトソーシングすることはできますか？

はい。イベントの規模や内容に応じて必要な業務を切り出してお任せいただくことも、複数の業務をまとめてお任せいただくことも可能です。

 

受付・誘導・案内をはじめ、運営管理、事務局、VIP対応、車両管理、会場設営など、イベントに必要な業務と人員を組み合わせ、最適な体制をご提案します。

イベントの繁忙期や一時的な業務だけ、外部に任せることはできますか？

はい、可能です。イベントの開催時期や業務量に合わせて、必要な期間・業務だけをアウトソーシングしていただけます。

 

一時的に大量の人員が必要になるイベントや、社内スタッフだけでは対応が難しい業務など、イベントごとの状況に応じて柔軟に体制を構築します。

まとめ

イベント業務をアウトソーシングする際は、まずどんな業務を依頼したいか、この記事の「アウトソーシング可能なイベント業務の種類」の章で確認してみましょう。

 

また、アウトソーシングを依頼する際は、イベント会社がどこまでの業務に対応できるのかなどをチェックするのがおすすめです。

 

「イベント開催に慣れておらず、最初は経験豊富なプロに全てを任せてみたい！」という方は、企画から運営まで全てを任せられる私たちワンコンシストにご相談ください。

 

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